Oliver Peterson 6 Juli 2022 Operasi Bisnis Perbaikan berkelanjutan tanpa pengumpulan data ibarat berkendara melintasi negara tanpa rambu atau peta.
Pengumpulan data sangat penting untuk melakukan perbaikan karena tanpa pengumpulan data, tidak ada bukti nyata mengenai permasalahan yang ada.
Mengapa Anda melakukan perbaikan? Apakah ini benar-benar sebuah masalah, atau Anda hanya terdistorsi oleh rasa frustrasi pada saat itu?
Ya, rasa frustrasi Anda bisa memberi Anda petunjuk tentang apa akar permasalahannya, namun mengandalkan perasaan Anda saja tidak akan memberi Anda hasil yang akurat dalam jangka panjang.
Di sinilah pengumpulan data dapat membantu. Fitur Analytics kami dapat digunakan untuk memberikan gambaran objektif dan tidak memihak tentang kondisi terkini dari setiap proses tertentu dan membantu menyoroti area potensial yang dapat ditingkatkan.
Jadi, mari kita mulai dengan menelusuri 5 langkah perbaikan berkelanjutan untuk pengoptimalan proses:
- Langkah 1: Identifikasi proses yang perlu ditingkatkan
- Langkah 2: Menilai kemanjuran & menentukan perbaikan
- Langkah 3: Terapkan perbaikan proses
- Langkah 4: Uji & lacak proses yang diperbarui
- Langkah 5: Optimalkan proses dengan otomatisasi
Langkah 1: Identifikasi proses yang perlu ditingkatkan
Tidak ada proses yang sempurna, namun ada beberapa proses yang mungkin selalu menyebabkan masalah bagi Anda. Di situlah Anda harus memulai.
Catat proses yang paling sering menyia-nyiakan waktu dan sumber daya Anda dan tim Anda.
Maka Anda harus memahami sepenuhnya proses itu dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apa tujuan dari proses ini?
- Kapan itu dimulai dan berakhir?
- Apa saja aktivitas individu dalam proses tersebut?
- Departemen/karyawan apa saja yang terlibat?
- Informasi apa yang dibawa antar langkah?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu menyoroti semua elemen yang membentuk proses dan memperjelas cara terbaik untuk mengoptimalkannya, dimulai dengan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh proses ini.
Mengapa Anda harus mendokumentasikan proses Anda
Sebelum kita melanjutkan, penting untuk bertanya pada diri sendiri: Seberapa bagus dokumentasi proses saya?
Anda mungkin tahu proses mana yang perlu diperbarui, tetapi kecuali Anda memiliki dokumentasi proses yang jelas, perbaikan berkelanjutan pada dasarnya tidak mungkin dilakukan.
cara menghapus itunes dari komputer
Perbaikan berkelanjutan hanya akan berhasil jika Anda dapat melihat kinerja sesuatu sebelumnya, dan membandingkannya dengan perubahan yang telah Anda buat. Memiliki dokumentasi proses yang ditulis dengan jelas dan dapat diakses adalah cara terbaik untuk memfasilitasi perbaikan berkelanjutan.
Langkah 2: Menilai kemanjuran & menentukan perbaikan
Sekarang setelah proses Anda ditata, sekarang saatnya menilai efektivitasnya dan menentukan perbaikan apa yang paling optimal.
Mulailah dengan mencatat kekuatan dan kelemahan proses. Hal ini akan membantu Anda memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan di mana perbaikan dapat dilakukan.
Anda mungkin menemukan bahwa beberapa tugas bahkan tidak diperlukan sama sekali untuk mencapai tujuan akhir. Jika Anda mengalami hal ini, pertimbangkan untuk menggabungkan beberapa tugas ini, atau bahkan membuangnya sama sekali. Selalu lebih baik untuk memiliki proses yang ringkas dan langsung pada sasaran daripada proses yang mungkin terlalu rumit atau membingungkan dalam hal apa yang ingin dicapai.
Langkah 3: Terapkan perbaikan proses
Jika proses Anda terdokumentasi dengan baik, atau lebih baik lagi, Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proses, tugas ini semudah menjalani proses Anda langkah demi langkah dan membuat perubahan seiring berjalannya waktu.
Praktik terbaik untuk perbaikan berkelanjutan adalah mengulangi versi baru dari suatu proses setiap kali Anda melakukan perubahan. Hal ini membantu mencegah kerusakan dan memudahkan pelacakan dan perbandingan data antara berbagai versi proses, sehingga Anda dapat menentukan secara akurat apakah perubahan benar-benar merupakan perbaikan atau tidak.
Tip lainnya adalah dengan menyimpan catatan sederhana tentang setiap perubahan yang Anda buat di setiap iterasi, sehingga lebih mudah untuk berbagi pengetahuan dan memastikan bahwa semua orang memahami perubahan apa yang dilakukan, oleh siapa, dan kapan.
Langkah 4: Uji & lacak proses yang diperbarui
Pengujian itu penting, terutama untuk memastikan Anda tidak merusak apa pun. Jalankan prosesnya, idealnya sedekat mungkin dengan kondisi dunia nyata, dan pastikan semuanya berjalan sesuai harapan.
Pertimbangkan tujuan akhir dari proses ini – apakah tujuan ini masih tercapai?
Setelah Anda memastikan bahwa perbaikan proses berfungsi, Anda dapat mulai mengumpulkan data untuk menilai keberhasilan perubahan apa pun.
Menggunakan Analisis Jalan Proses
Mampu melihat kinerja proses Anda, tim Anda, atau klien sangat penting untuk memahami apakah perubahan yang Anda buat benar-benar lebih efektif atau tidak.
Informasi seperti kemajuan tugas dan alur kerja yang aktif/selesai dapat membantu Anda menemukan hambatan dan memahami bagaimana tim Anda merespons perubahan.
Klik di sini untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur Analisis Process Street.
Langkah 5: Optimalkan proses dengan otomatisasi
Pada titik ini, pada dasarnya Anda sudah selesai. Anda telah mengidentifikasi dan menerapkan perbaikan, dan Anda harus dapat melacak perubahan tersebut dari waktu ke waktu untuk menilai keberhasilan.
Namun jika Anda ingin bekerja ekstra dan mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak manajemen alur kerja Anda, inilah saatnya mempertimbangkan tugas mana (jika ada) yang dapat diotomatisasi.
Pertama – sebagai cara untuk menghindari hal tersebut – jika Anda menggunakan kertas, Anda hampir pasti akan melihat peningkatan efisiensi jika Anda beralih ke manajemen proses digital.
cara menggabungkannya dok
Bagi Anda semua, jika Anda mentransfer data antar aplikasi (misalnya menambahkan file Dropbox secara manual ke Google Drive), Anda akan melihat apakah Anda dapat menghilangkan tugas manual dengan salah satu Automations asli kami.
Anda juga perlu memeriksa Zapier, Power Automate, dan Buat.com karena ada banyak sekali otomatisasi yang tersedia di sana.
Apa pendapat Anda tentang 5 langkah perbaikan berkelanjutan kami? Apakah Anda memiliki tip yang mungkin kami lewatkan? Beri tahu kami di komentar di bawah!
