Microsoft Excel alur kerja adalah hal nyata yang ada. Apakah Anda tahu bahwa? Saya tidak melakukannya. Saya pikir Excel hanya untuk membuat bagan dan grafik, tapi ternyata benar!
Anda sebenarnya bisa membuat alur kerja menggunakan Excel. Dan itu juga tidak harus terlalu rumit. Saya pikir ini akan sangat sulit, namun alur kerja dasar dapat dibuat dengan mengikuti 15 langkah sederhana.
Pada artikel ini, saya akan menguraikan langkah-langkah membangun alur kerja Excel beserta kegunaannya.
Kami juga akan membahas apakah alur kerja Excel benar-benar mutakhir di dunia alur kerja modern, dan melihat beberapa alternatif yang bagus.
Ayo pergi!
Apa itu alur kerja?
Untuk memulai, mari kembali ke dasar dan menguraikan apa sebenarnya alur kerja itu.
Alur kerja adalah serangkaian langkah atau tugas yang saling berhubungan yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tertentu atau mencapai tujuan tertentu. Ini mewakili aliran aktivitas, informasi, dan sumber daya dalam lingkungan kerja organisasi atau individu.
Alur kerja dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas yang berulang atau kompleks, memastikan bahwa pekerjaan berlangsung secara efisien dan konsisten. Mereka menyediakan kerangka terstruktur yang mendefinisikan urutan, ketergantungan, dan interaksi antara berbagai aktivitas yang terlibat dalam suatu proses.
Alur kerja dapat bersifat manual atau otomatis, bergantung pada kompleksitas dan ketersediaan alat atau perangkat lunak untuk mendukung proses tersebut. Alat otomatisasi, termasuk aplikasi perangkat lunak atau sistem manajemen alur kerja, dapat membantu mengotomatisasi dan menyederhanakan tugas, mengurangi upaya manual dan kesalahan manusia.
Cara membuat alur kerja di Excel
Membuat alur kerja dengan Excel tidak semudah menggunakan perangkat lunak alur kerja karena tidak dirancang untuk menjadi alat alur kerja, melainkan alat spreadsheet. Namun, masih ada cara kamu bisa membuat dan bahkan mengotomatiskan alur kerja menggunakan Excel, jadi mari kita lihat prosesnya langkah demi langkah.
simpan otomatis ms word
Langkah 1: Identifikasi alur kerja
Tentukan proses atau tugas spesifik yang Anda inginkan menyederhanakan menggunakan Excel . Bisa apa saja mulai dari entri dan analisis data hingga manajemen proyek atau pelacakan inventaris.
Langkah 2: Tentukan input dan output
Identifikasi masukan (data, formulir, atau sumber daya lainnya) yang diperlukan untuk memulai alur kerja dan keluaran yang diinginkan (laporan, penghitungan, atau pemberitahuan) yang Anda harapkan dari proses tersebut.
Langkah 3: Rencanakan langkah-langkahnya
Bagi alur kerja menjadi beberapa langkah atau tahapan. Pertimbangkan urutan dan ketergantungan setiap langkah. Untuk alur kerja yang kompleks, Anda mungkin perlu menggunakan diagram alur atau diagram untuk memvisualisasikan prosesnya.
Langkah 4: Buat lembar kerja
Buka buku kerja Excel baru dan buat lembar kerja untuk setiap langkah dalam alur kerja Anda. Beri nama setiap lembar kerja secara deskriptif untuk mewakili tujuannya.
Langkah 5: Rancang formulir entri data
Jika alur kerja Anda melibatkan Langkah 6: Masukkan data
Mulailah memasukkan data ke dalam lembar kerja atau formulir yang sesuai. Bergantung pada alur kerja Anda, Anda mungkin perlu memasukkan data secara manual atau mengimpornya dari sumber eksternal.
Langkah 7: Gunakan rumus dan fungsi
Manfaatkan rumus dan fungsi Excel untuk mengotomatiskan penghitungan, manipulasi data, dan analisis data. Gunakan fungsi seperti
- JUMLAH
- RATA-RATA
- JIKA
- VLOOKUP
untuk melakukan perhitungan dan menghasilkan output yang diinginkan.
Langkah 8: Terapkan pemformatan dan pemformatan bersyarat
Format data Anda dengan tepat untuk meningkatkan keterbacaan. Manfaatkan pemformatan bersyarat untuk menyorot kondisi atau pola tertentu dalam data Anda.
Langkah 9: Buat visualisasi
Langkah 10: Manfaatkan makro
Jika alur kerja Anda memerlukan tugas yang berulang, pertimbangkan untuk menggunakan makro untuk mengotomatiskannya. Makro dapat direkam atau ditulis menggunakan VBA (Visual Basic for Applications) untuk melakukan tindakan dan menjalankan tugas tertentu dengan mengklik tombol.
Langkah 11: Terapkan validasi data
Terapkan aturan validasi data untuk memastikan integritas data. Gunakan teknik validasi untuk membatasi entri data pada rentang, format, atau daftar tertentu.
Langkah 12: Tambahkan hyperlink dan navigasi
Jika alur kerja Anda melibatkan peralihan di antara berbagai bagian buku kerja, buat hyperlink atau tombol navigasi untuk memfasilitasi navigasi yang mudah.
Langkah 13: Uji dan ulangi
Setelah alur kerja Anda disiapkan, ujilah secara menyeluruh untuk memastikan alur kerja Anda berfungsi sesuai harapan. Identifikasi masalah atau area apa pun yang perlu ditingkatkan, dan lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk mengoptimalkan alur kerja.
Langkah 14: Dokumentasikan alur kerja
Buat dokumentasi yang jelas yang menguraikan alur kerja, tujuannya, dan langkah-langkah yang terlibat. Sertakan instruksi tentang cara menggunakan dan memelihara alur kerja untuk memastikan konsistensi.
Langkah 15: Latih pengguna (jika ada)
Jika orang lain akan menggunakan alur kerja tersebut, berikan pelatihan untuk memastikan mereka memahami cara menggunakan dan mengikuti alur kerja tersebut secara efektif. Pastikan mereka tahu bahwa ini lebih dari sekedar spreadsheet sederhana.
Ingat, alur kerja di Excel bisa berkisar dari yang sederhana hingga yang rumit. Mulailah dengan proses yang mudah dan secara bertahap tambahkan kerumitan saat Anda semakin memahami fitur dan kemampuan Excel. Bahkan ada beberapa templat yang dapat Anda periksa !
Kasus penggunaan alur kerja Excel
Excel adalah alat serbaguna yang dapat diterapkan pada berbagai kasus penggunaan alur kerja di seluruh industri dan fungsi. Berikut lima kasus penggunaan umum di mana alur kerja Excel dapat meningkatkan efisiensi dan menyederhanakan proses secara signifikan:
Entri dan analisis data
Excel banyak digunakan untuk tugas entri dan analisis data dengan membuat formulir entri data terstruktur, menerapkan validasi data, dan memanfaatkan rumus dan fungsi. Anda dapat mengotomatiskan penghitungan, melakukan analisis data, dan membuat laporan.
Manajemen proyek
Excel adalah alat berharga untuk manajemen proyek, memungkinkan Anda merencanakan, melacak kemajuan, dan mengelola data terkait proyek. Anda dapat membuat bagan Gantt, daftar tugas, dan garis waktu untuk memvisualisasikan jadwal proyek.
Ini memiliki format bersyarat yang dapat digunakan untuk menyorot pencapaian, tenggat waktu, dan jalur kritis. Dengan mengintegrasikan data proyek dengan rumus dan fungsi, Anda dapat mengotomatiskan penghitungan, memantau alokasi sumber daya, dan melacak pengeluaran proyek.
Penganggaran dan perencanaan keuangan
Excel biasanya digunakan untuk alur kerja penganggaran dan perencanaan keuangan. Anda dapat membuat templat anggaran yang komprehensif, melacak pengeluaran, memperkirakan pendapatan, dan menghitung rasio keuangan.
Fungsi bawaannya, seperti SUM, AVERAGE, dan IF, memungkinkan Anda melakukan perhitungan dan menganalisis data keuangan. Dengan menghubungkan lembar kerja dan memanfaatkan validasi data Excel, Anda dapat memastikan perencanaan keuangan yang akurat dan konsisten.
Manajemen persediaan
Untuk alur kerja manajemen inventaris, Anda dapat melacak dan mengelola tingkat inventaris, pergerakan stok, dan titik pemesanan ulang. Fitur pemformatan bersyarat dapat menyoroti tingkat stok rendah atau tanggal pemesanan ulang yang akan datang. Dengan memanfaatkan rumus dan fungsi, Anda dapat mengotomatiskan penghitungan inventaris, seperti jumlah pemesanan ulang dan penilaian total inventaris.
Sumber daya manusia
Excel bermanfaat untuk alur kerja sumber daya manusia (SDM), termasuk pengelolaan data karyawan, pelacakan kehadiran, orientasi karyawan, dan evaluasi kinerja. Ini dapat digunakan untuk membuat database karyawan, mencatat detail pribadi, melacak cuti, dan menghitung gaji.
Dengan menggunakan rumus dan fungsi, Anda dapat mengotomatiskan penghitungan kehadiran, membuat laporan, dan melakukan analisis SDM. Pemformatan bersyarat dapat digunakan untuk mengidentifikasi evaluasi yang terlambat atau persyaratan pelatihan.
Fitur alur kerja Excel
Berikut adalah rincian beberapa fitur Excel yang telah kita lihat dalam kasus penggunaan, beserta beberapa fitur lain yang sangat berguna:
Entri data dan validasi
Excel menyediakan antarmuka yang ramah pengguna untuk entri data. Anda dapat mendesain formulir entri data khusus menggunakan fitur Excel seperti Validasi Data, daftar drop-down, dan batasan input. Hal ini memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam buku kerja mengikuti aturan tertentu atau sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.
Perhitungan dan rumus
Anda dapat menggunakan rumus untuk melakukan operasi aritmatika dasar, menggabungkan data, melakukan perhitungan bersyarat, dan banyak lagi. Perhitungan ini dapat tertanam dalam alur kerja Anda untuk menghasilkan output dan menyederhanakan proses.
Pemformatan bersyarat
Pemformatan bersyarat memungkinkan Anda menyorot kondisi atau pola tertentu dalam data Anda. Dengan menyiapkan aturan, Anda bisa secara otomatis memformat sel berdasarkan kriteria yang Anda tentukan.
Hal ini dapat berguna untuk mengidentifikasi data, kesalahan, atau tren penting secara visual, sehingga memudahkan analisis dan interpretasi informasi.
Analisis data
Ada berbagai alat analisis data, seperti PivotTable, Power Query, dan Power Pivot, yang memungkinkan Anda menganalisis dan mentransformasikan kumpulan data besar secara efisien. Alat-alat ini dapat membantu Anda memfilter, mengurutkan, mengelompokkan, dan meringkas data untuk mengekstraksi wawasan yang bermakna.
Logika dan otomatisasi bersyarat
Fungsi dan fitur logika kondisional, seperti pernyataan IF, fungsi bertumpuk, dan makro, memungkinkan Anda mengotomatiskan proses dan membuat alur kerja pengambilan keputusan.
Dengan menyiapkan logika kondisional, Anda bisa menginstruksikan Excel untuk melakukan tindakan berbeda berdasarkan kondisi tertentu. Makro, dibuat menggunakan VBA, memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas yang berulang dan menjalankan serangkaian tindakan dengan satu klik.
Mengapa Excel bukan tempat terbaik untuk membuat alur kerja
Meskipun Excel dapat menjadi alat yang berguna untuk alur kerja tertentu, terdapat keterbatasan yang mungkin membuatnya kurang cocok untuk alur kerja yang kompleks atau dapat diskalakan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Excel mungkin bukan pilihan terbaik untuk alur kerja dalam skenario tertentu:
Skalabilitas terbatas
Skalabilitas Excel dibatasi oleh ukuran dan kompleksitas data serta jumlah pengguna yang mengakses buku kerja.
Kumpulan data atau alur kerja yang besar yang melibatkan penghitungan ekstensif dapat menyebabkan masalah kinerja dan memperlambat aplikasi. Seiring bertambahnya kompleksitas alur kerja dan jumlah pengguna, Excel mungkin menjadi kurang efisien dan lebih rentan terhadap kesalahan.
Kurangnya kolaborasi waktu nyata
Meskipun Excel menawarkan fitur kolaborasi, seperti buku kerja bersama dan melacak perubahan, Excel tidak dirancang untuk kolaborasi waktu nyata. Beberapa pengguna tidak bisa bekerja secara bersamaan pada buku kerja Excel yang sama, dan pembaruan yang dilakukan oleh satu pengguna mungkin tidak langsung terlihat oleh pengguna lain.
Otomatisasi alur kerja terbatas
Excel menyediakan kemampuan otomatisasi dasar melalui rumus, fungsi, dan makro. Namun, membuat alur kerja otomatis yang kompleks dan canggih mungkin memerlukan alat atau bahasa pemrograman yang lebih canggih.
Kemampuan otomatisasi Excel mungkin tidak cukup untuk alur kerja yang melibatkan logika kondisional yang rumit, integrasi dengan sistem eksternal, atau manipulasi data yang kompleks.
Risiko integritas dan keamanan data
File Excel rentan terhadap masalah integritas data, terutama ketika beberapa pengguna mengerjakan buku kerja yang sama secara bersamaan.
Pengeditan secara bersamaan, referensi rumus yang salah, atau penghapusan data yang tidak disengaja dapat menyebabkan inkonsistensi dan kesalahan data. Selain itu, file mungkin tidak memiliki fitur keamanan yang kuat, sehingga rentan terhadap akses tidak sah atau pelanggaran data.
cara mengaktifkan pena permukaan
Alternatif untuk alur kerja Excel
Jika alur kerja Excel bekerja dengan baik untuk Anda, bagus! Saya di sini bukan untuk menghujani parade Anda. Anda melakukan apa pun yang terbaik untuk Anda dan tim Anda. Maju terus!
Namun, jika Anda sudah mencoba alur kerja Excel dan alur kerja tersebut tidak cocok untuk Anda, pertimbangkan alternatif ini: perangkat lunak manajemen alur kerja.
Saya sedikit membahasnya di bagian pertama ketika kita mendefinisikan alur kerja, namun ada baiknya untuk melihat lebih dekat. Excel tidak dirancang untuk manajemen alur kerja. Meskipun ia memiliki kemampuan untuk melakukan hal tersebut, pengaturan dan pemeliharaannya bisa menjadi sangat rumit dengan sangat cepat.
Perangkat lunak manajemen alur kerja dirancang untuk membuat alur kerja otomatisasi bangunan menjadi cepat dan mudah. Mereka jauh lebih ramah pengguna, hadir dengan banyak fitur yang sama seperti Excel tetapi dengan lebih sedikit pengaturan manual, dan memungkinkan kolaborasi waktu nyata.
Process Street adalah alat alur kerja luar biasa yang dapat Anda gunakan sebagai pengganti Excel, dan jika Anda ingin melihatnya beraksi dan merasakan betapa berbedanya, pesan demo gratis! Seorang anggota tim dengan senang hati akan menunjukkan cara kerjanya dan bagaimana hal itu dapat meningkatkan alur kerja Anda.
