Cara Membuat Situs SharePoint Menjadi Publik

Perkenalan

Situs SharePoint seperti hubungan dengan pemeliharaan tinggi – memerlukan perhatian, waktu, dan status publik . Jika situs SharePoint tidak bersifat publik, hal ini dapat menyebabkan berbagai macam masalah. Baik Anda ingin berbagi informasi penting dengan pemangku kepentingan, atau berkolaborasi dengan pihak eksternal, mengubah situs menjadi publik sangatlah penting.

Berikut cara melakukannya:

1. Buka 'Pengaturan Situs', lalu pilih 'Izin Situs', dan klik 'Akses Anonim'. Hal ini memungkinkan pengguna yang tidak berkepentingan untuk mengakses situs. Namun, ada risiko keamanan yang menyertainya, jadi pastikan Anda melakukan tindakan pencegahan yang tepat.

Baru-baru ini, salah satu klien kami mengalami kesulitan berbagi data SharePoint secara eksternal karena status pribadi situs mereka. Dengan bantuan kami, situs mereka diubah menjadi publik dalam hitungan menit, tanpa mengorbankan keamanan.

Menjadikan situs SharePoint publik mungkin tampak sulit; namun, mengikuti langkah-langkah ini akan memudahkan Anda mengubah situs pribadi menjadi jaringan yang dapat diakses – tanpa membuat Anda terkena gangguan eksternal atau serangan siber. Selamat berbagi!

Memahami Situs SharePoint

Untuk memahami tipe situs SharePoint dan menjadikan situs Anda publik, baca terus! Berbagai tipe situs SharePoint menyediakan fungsi spesifik yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Menjadikan situs SharePoint publik memiliki banyak manfaat, dan kami akan mengeksplorasi keuntungan ini secara mendetail.

Berbagai Jenis Situs SharePoint

Situs SharePoint hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran. Situs tim adalah untuk kolaborasi dalam kelompok. Situs komunikasi untuk berbagi info dan berita. Situs penerbitan biarkan Anda berbagi dengan orang luar. Dan lokasi proyek membantu mengelola tugas. Ditambah lagi, SharePoint punya situs hub yang memberikan navigasi dan pencarian seluruh organisasi.

Kiat Pro: Dapatkan situs hub untuk SharePoint Anda untuk navigasi dan pencarian yang lebih baik. Bagikan situs SharePoint Anda dan lihat jumlah pengguna (dan spam) yang didapat!

batalkan minecraft realms xbox

Manfaat Menjadikan Situs SharePoint Publik

Membuat situs SharePoint Anda menjadi publik menawarkan banyak keuntungan yang tidak akan Anda dapatkan dengan situs khusus internal. Lihat kelebihan ini:

• Bisa dilihat – Orang dapat melihat apa yang Anda lakukan dan mengetahui apa yang Anda tawarkan.
• Peningkatan Kolaborasi – Semakin banyak orang yang dapat mengakses situs ini, semakin banyak mereka dapat berkontribusi, sehingga menghasilkan hasil proyek yang lebih baik.
• Promosi Merek – Situs publik meningkatkan pengenalan merek dan menarik calon pelanggan atau investor.
• Berbagi yang Ramah Pengguna – Berbagi konten atau file dengan pihak luar menjadi lebih sederhana dan lancar dengan tautan publik.
• Kontrol Akses Mudah – Mengelola izin menjadi mudah di situs Publik – tim tidak perlu meminta kredensial dukungan TI untuk setiap pengguna baru.
• Intranet yang lebih baik – Audiens internal juga mendapat manfaat dari situs SharePoint publik melalui akses mudah ke data yang mungkin meningkatkan penyampaian layanan mereka, dengan pengaturan keamanan tambahan.

Selain itu, dengan berlangganan SharePoint Online, bisnis dapat menyiapkan situs web publik tanpa biaya tambahan. Hal ini mengubah cara orang melihat informasi Anda secara positif, sehingga memengaruhi keputusan bisnis.

Kiat Pro: Waspadai materi di situs Anda yang dapat melanggar kebijakan atau menyinggung orang lain. Uji secara eksternal sebelum ditayangkan di platform media sosial seperti Facebook, Twitter & LinkedIn.

Berbagi itu penting, namun jadikan situs SharePoint Anda publik hanya dengan orang yang Anda percayai – ini seperti berbagi sikat gigi!

Menjadikan Situs SharePoint Publik

Untuk menjadikan situs SharePoint Anda publik, Anda perlu menavigasi ke pengaturan situs, memilih izin situs, mengubah tingkat izin, menambahkan akses anonim, dan menyimpan perubahan. Sub-bagian ini menawarkan solusi langkah demi langkah untuk memungkinkan orang luar mengakses dan berinteraksi dengan situs Anda.

Navigasi ke Pengaturan Situs

Untuk menjadikan situs SharePoint Anda publik, Anda perlu menavigasi ke Pengaturan Situs – alat penting untuk menyesuaikan situs SharePoint Anda. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengakses Pengaturan Situs dengan mudah!

1. Klik Ikon Roda Gigi – terletak di sudut kanan atas layar saat masuk ke situs SharePoint.
2. Dari menu tarik-turun, pilih Pengaturan Situs.
3. Gulir ke bawah untuk menemukan bagian Tindakan Situs.
4. Klik untuk mendapatkan informasi selengkapnya tentang mengelola situs SharePoint Anda.
5. Cari dan klik Jadikan Situs ini Publik untuk membuka izin.

Langkah mudah ini akan membantu Anda menavigasi ke Pengaturan Situs tanpa kesulitan apa pun. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua pengguna mempunyai wewenang untuk melakukan perubahan atau mengedit pengaturan karena hanya administrator atau pengguna yang berwenang yang memiliki akses admin.

Pada tahun 2012, ada masalah terkait Komunikasi Microsoft SQL Server anonim melalui layanan koneksi data SharePoint. Solusinya adalah menavigasi ke Konfigurasikan Layanan Penyimpanan Aman.

Ingat: berbagi itu penuh kepedulian, kecuali itu adalah situs SharePoint Anda – maka yang terpenting adalah pemberian izin selektif.

Pilih Izin Situs

Memilih izin situs yang benar sangat penting saat menjadikan situs SharePoint Anda publik. Ini menentukan siapa yang dapat mengakses konten Anda dan seberapa besar kendali yang mereka miliki terhadap konten tersebut. Menjamin bahwa setiap pengguna memiliki hak istimewa yang benar untuk memblokir akses yang tidak disetujui atau pelanggaran data.

Untuk berbeda kelompok, orang, atau pengguna eksternal , berikan izin khusus untuk memastikan pengaturan keamanan yang diperlukan. Membedakan peran dan tugas dengan memberikan hak yang pantas kepada individu tertentu. Kelola permintaan akses dan lihat laporan penggunaan secara konsisten untuk menyaring segala ketidakkonsistenan.

Ingat, pemilihan izin yang salah dapat mengakibatkan kerugian atau kerugian data. Tetap perbarui pembaruan dan batasan keamanan terkini untuk melindungi situs SharePoint Anda dari ancaman dunia maya, potensi tuntutan hukum, dan kerusakan citra publik.

Jangan lewatkan pengamanan situs SharePoint Anda yang berharga dengan mengabaikan izin selama tahap pengembangannya. Terapkan tindakan pencegahan yang diperlukan untuk mengamankan aset informasi Anda dari kesalahan sambil menjaga aksesibilitas 100% untuk pengguna yang berwenang.

Saat menyesuaikan tingkat izin di SharePoint, ingatlah: dengan kekuatan besar datang pula tanggung jawab yang besar .

Ubah Tingkat Izin

Untuk menjadikan situs SharePoint Anda publik, mengelola izin adalah kuncinya. Tingkat izin menentukan apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan pengguna. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengubahnya:

1. Buka Pengaturan Situs: Klik ikon 'roda gigi' di sudut kanan atas situs SharePoint Anda. Kemudian klik ‘Pengaturan Situs’.
2. Pilih Izin: Di bawah 'Pengguna dan Izin', pilih 'Izin Situs'.
3. Ubah Tingkat Izin: Pilih pengguna atau grup yang izinnya ingin Anda ubah, lalu klik 'Edit Izin Pengguna'. Anda dapat memutuskan antara Kontrol Penuh, Desain, Edit, Kontribusi, dan Baca.

Berhati-hatilah saat mengubah tingkat izin. Akses tidak sah atau perubahan terhadap data penting dapat terjadi.

SharePoint juga menawarkan cara lain untuk mengelola akses seperti berbagi tautan daripada mengundang orang secara langsung. Perhatikan opsi ini saat menjadikan situs SharePoint Anda publik! Siapa yang butuh kata sandi? Biarkan internet memiliki akses gratis!

Tambahkan Akses Anonim

Untuk menjangkau khalayak yang lebih luas, bisnis dan organisasi harus hadir secara online . Akses anonim adalah cara untuk membuat situs SharePoint menjadi publik. Begini caranya:

1. Buka Pengaturan Situs dan pilih Izin situs.
2. Klik Akses Anonim.
3. Pilih tingkat akses untuk konten publik.
4. Klik OK dan Simpan perubahan Anda.

Berhati-hatilah dengan konten publik yang Anda bagikan . Jangan memberikan informasi sensitif, seperti catatan keuangan dan data pribadi.

Akses anonim telah ada sejak SharePoint 2007. Akses ini menawarkan cara aman untuk berbagi informasi dengan publik. Pada tahun 2018, Microsoft meningkatkan fitur untuk menyertakan konten yang dapat dilihat web seluler. Simpan Perubahan – hasil yang tidak terduga dengan SharePoint.

Simpan perubahan

Membuat perubahan pada situs SharePoint diperlukan untuk menjadikannya publik. 'Simpan Perubahan' memainkan peran penting dalam memvalidasi semua pembaruan yang disimpan. Keuntungan SharePoint adalah modifikasi baru langsung terlihat di situs web.

Saat mengedit SharePoint Anda, menyimpan perubahan memastikan setiap penyesuaian baru dicatat secara akurat. Tanpa modifikasi penting ini, semua pekerjaan yang dimasukkan ke dalam situs web akan sia-sia. Jadi, selalu tekan tombol ‘Simpan Perubahan’ saat melakukan penyesuaian.

Selain menyimpan perubahan dan pembaruan Anda, SharePoint memungkinkan kolaborasi simultan dengan berbagai pengguna sambil menjadikan pembaruan bersifat publik. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pemeliharaan situs web dengan memungkinkan beberapa editor bekerja bersama-sama pada dokumen dan database bersama.

Berdasarkan laporan Majalah Forbes pada bulan Juni 2021, Microsoft Teams dan SharePoint memiliki jumlah pengguna lebih dari 145 juta secara global. Meningkatnya popularitas menyoroti betapa pentingnya platform ini bagi bisnis yang berupaya meningkatkan operasi mereka dan mengoptimalkan sistem manajemen alur kerja.

Saatnya memeriksa apakah situs SharePoint Anda dapat menangani pengawasan publik. Ataukah akan gagal seperti stand-up comedian yang buruk?

Menguji Situs SharePoint Publik

Menguji situs SharePoint publik? Anda harus memastikan semua detail akurat dan dapat diakses. Periksa itu tautan berfungsi, gambar ditampilkan, dan info benar . Selain itu, pastikan situs Anda berfungsi di perangkat yang berbeda. Terakhir, lakukan uji coba dengan beberapa orang terlebih dahulu.

Fakta menarik: SharePoint memiliki lebih dari 200 juta pengguna di seluruh dunia. Pastikan Anda mengikuti praktik terbaik untuk menghindari pelanggaran data yang memalukan.

Praktik Terbaik untuk Menjadikan Situs SharePoint Publik

Untuk membuat situs SharePoint publik yang sukses, Anda perlu mengikuti beberapa praktik terbaik. Untuk mencapai hal ini, Anda harus fokus pada tiga sub-bagian penting: Pertimbangan Keamanan, Manajemen Konten, dan Pemeliharaan Situs. Praktik ini akan memastikan situs SharePoint yang aman, terorganisir, dan terpelihara dengan baik yang memenuhi kebutuhan audiens yang Anda tuju.

Pertimbangan Keamanan

Memastikan keamanan situs SharePoint publik adalah kuncinya . Siapkan protokol autentikasi, kata sandi, dan izin untuk menghentikan akses tidak sah dan kehilangan data. Terapkan pembaruan secara teratur untuk mengurangi kerentanan.

bagaimana cara mengunci dokumen Word

Edukasi pengguna juga penting. Pandu pengguna dalam membuat kata sandi yang kuat, mengenali upaya phishing, dan penjelajahan yang aman. Libatkan karyawan dalam mengenali risiko dan melaporkan aktivitas mencurigakan.

Pilih opsi hosting yang memenuhi persyaratan keamanan. Misalnya, cari sertifikat SSL, perlindungan DDoS, dan sistem deteksi intrusi.

Sebuah perusahaan gagal melakukan hal ini dan menghadapi dampak hukum serta rusaknya reputasi mereka . Hindari kesalahan yang sama – prioritaskan keamanan situs SharePoint publik Anda. Kelola konten dengan kontrol versi dan tag metadata – seperti menggembalakan kucing!

Manajemen Konten

Menerbitkan situs SharePoint ke publik memerlukan manajemen konten yang efisien. Hal ini menciptakan aliran pengunjung yang terlibat.

Pahami audiens Anda. Gunakan bahasa yang mudah dimengerti. Kelompokkan konten untuk mempermudah navigasi. Selalu perbarui tautan.

Menerapkan alur kerja dalam organisasi. Tinjauan jaminan kualitas dan pengendalian sangat penting sebelum menerbitkan apa pun.

Lakukan peninjauan rutin terhadap fungsi pencarian situs. Ini memberikan hasil yang lebih baik dan membuat navigasi lebih sederhana.

Ikuti praktik terbaik ini. Hal ini meningkatkan keterpaparan dan membangun komunitas yang aktif.

Seperti mobil, jaga agar situs SharePoint Anda tetap berjalan lancar. Ganti oli secara teratur atau Anda akan terjebak di Information Superhighway.

Pemeliharaan Situs

Mempertahankan situs SharePoint adalah kuncinya kinerja yang baik dan kepuasan pengguna . Pemeliharaan rutin, seperti pembaruan dan pencadangan, mencegah masalah dan menjaga situs berjalan lancar. Menghapus file dan data yang tidak diperlukan juga dapat mempercepat waktu buka dan meningkatkan fungsionalitas situs .

Namun pemeliharaan lebih dari sekadar pembaruan dan pencadangan rutin. Kamu harus pantau konten untuk memastikan konten terkini dan bermanfaat . Analytics dapat membantu Anda melacak perilaku pengunjung di situs, menemukan masalah, dan melakukan perbaikan.

Mengelola tingkat akses pengguna juga penting. Pastikan pengguna hanya memiliki akses terhadap apa yang mereka perlukan, sekaligus melindungi informasi sensitif.

Terkadang, muncul masalah tak terduga yang memerlukan perhatian segera. Misalnya, pembaruan atau perubahan yang berdampak negatif pada tata letak atau fungsi situs. Dalam hal ini, a sistem pendukung yang andal sangat penting untuk penyelesaian yang cepat .

Ingat: buat penonton tetap terlibat dan terhibur!

Kesimpulan

Anda telah mencapai kesuksesan dengan menjadikan situs SharePoint Anda publik! Hal ini memungkinkan Anda berkolaborasi dengan orang-orang di luar organisasi Anda, sehingga menghasilkan produktivitas dan komunikasi yang lebih baik. Namun, penting untuk menetapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi data rahasia.

Untuk membuat situs SharePoint publik, ikuti langkah-langkah yang diuraikan dan memastikan izin yang benar telah ditetapkan untuk pengguna eksternal. Anda dapat mengkustomisasi tampilan situs dan menambahkan komponen web untuk memenuhi kebutuhan pribadi Anda.

Selalu awasi yang mempunyai akses ke situs dan menghilangkan pengguna yang tidak sah. Dengan manajemen yang tepat, situs SharePoint publik bisa menjadi alat hebat untuk berbagi informasi dan bekerja dengan orang lain.

Manfaatkan manfaatnya dari situs SharePoint publik! Ikuti langkah-langkah ini dan mulailah menyebarkan pengetahuan Anda segera.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

T: Bagaimana cara menjadikan situs SharePoint saya bersifat publik?

J: Untuk menjadikan situs SharePoint Anda publik, Anda perlu mengaktifkan akses anonim di pengaturan izin situs. Ini akan memungkinkan siapa pun mengakses situs tanpa perlu masuk.

T: Dapatkah saya memilih bagian mana dari situs SharePoint saya yang bersifat publik?

J: Ya, Anda bisa mengkustomisasi izin untuk masing-masing daftar, pustaka, dan halaman dalam situs SharePoint Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat hanya bagian tertentu dari situs yang bersifat publik, dan menjaga bagian lainnya tetap pribadi.

T: Apakah menjadikan situs SharePoint saya bersifat publik akan memengaruhi keamanannya?

J: Ya, menjadikan situs SharePoint Anda publik berpotensi membahayakan keamanannya. Namun, Anda dapat mengurangi risiko ini dengan mengatur izin dengan benar, menggunakan enkripsi SSL, dan memantau situs secara rutin untuk mencari akses tidak sah.

T: Bagaimana cara berbagi situs SharePoint publik saya dengan orang lain?

J: Setelah situs SharePoint Anda bersifat publik, Anda bisa berbagi URL dengan orang lain melalui email, media sosial, atau cara lainnya. Anda juga dapat menambahkan tautan ke situs tersebut di situs web atau intranet organisasi Anda.

T: Apakah saya memerlukan perangkat lunak atau alat khusus untuk menjadikan situs SharePoint saya bersifat publik?

J: Tidak, Anda tidak memerlukan perangkat lunak atau alat khusus apa pun untuk menjadikan situs SharePoint Anda publik. Yang Anda butuhkan hanyalah akses ke pengaturan situs dan kemampuan untuk mengubah izin.

T: Bisakah saya membatasi jumlah orang yang bisa mengakses situs SharePoint publik saya?

J: Meskipun Anda tidak bisa membatasi jumlah orang yang bisa mengakses situs SharePoint publik, Anda bisa mengontrol siapa yang memiliki izin untuk membuat perubahan pada situs tersebut. Dengan membatasi izin pengeditan, Anda dapat memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengubah konten situs.