Memahami Pustaka Dokumen SharePoint
Pustaka dokumen SharePoint adalah hal yang harus dimiliki untuk manajemen kantor modern. Folder digital ini menyimpan file dengan aman, membuat kolaborasi tim dan akses jarak jauh menjadi lebih sederhana.
Organisasi sangat penting untuk kesuksesan. Mulailah dengan mencari tahu dokumen mana yang akan Anda simpan dan kategorikan. Beri nama file sehingga Anda langsung tahu apa file tersebut, dan sertakan metadata seperti penulis dan tanggal pembuatan. Buat set terpisah untuk jenis file atau departemen berbeda.
Sesuaikan halaman SharePoint Anda dengan tampilan bermanfaat. Tambahkan kolom untuk mengklasifikasikan dokumen dengan lebih mudah. Sertakan status, tanggal kedaluwarsa, dan tingkat prioritas. Manfaatkan juga filter pencarian. Dengan cara ini, Anda dapat melacak dokumen di beberapa departemen atau saat mengerjakan proyek sebagai sebuah tim.
Saya pernah menggunakannya SharePoint dalam pekerjaan . Kami memiliki banyak data dan tidak ada organisasi. Permintaan mendesak berubah menjadi misi yang mustahil, karena kami tidak dapat menemukan file yang tepat. Kami memecahkan kekacauan ini dengan menggunakan konvensi penamaan yang kuat, ditambah penandaan metadata , untuk menyusun dan mengelola data dengan cepat.
Jangan biarkan perpustakaan SharePoint Anda menjadi kacau – aturlah sebelum terlambat!
cara mematikan penyimpanan otomatis onedrive
Mengatur Pustaka Dokumen SharePoint Anda
Untuk menata pustaka dokumen SharePoint Anda dengan benar dengan penggunaan optimal, mengkategorikan dokumen Anda, menggunakan metadata, membuat folder, dan menggunakan tampilan bisa membantu. Sub-bagian ini adalah solusi untuk menjadikan pustaka dokumen SharePoint Anda lebih terstruktur dan mudah diakses.
Mengkategorikan Dokumen Anda
Mengkategorikan dokumen Anda adalah kunci untuk menjaga perpustakaan dokumen SharePoint tetap rapi . Urutkan setiap dokumen ke dalam kategori tertentu berdasarkan tujuan dan konten. Kategori ini mungkin didasarkan pada jenis proyek, departemen, atau pokok bahasan.
Untuk mengkategorikan dokumen dengan baik, pertama temukan semua jenis dokumen di organisasi Anda . Kemudian, buatlah label atau kategori yang dipahami semua orang. Juga, berikan instruksi yang jelas tentang cara memberi label pada setiap dokumen.
Jaga konsistensi sistem pelabelan Anda, sehingga anggota tim selalu dapat menemukan apa yang mereka butuhkan. Menambahkan itu cerdas metadata saat mengunggah dokumen.
Seorang insinyur pernah bercerita kepada saya tentang bekerja di sebuah perusahaan konstruksi. Semua orang meletakkan file mereka di mana saja, seperti desktop, drive jaringan, dan rak. Hal ini membuat sulit untuk menemukan sesuatu, terutama selama audit atau pencapaian penting. Jadi, mereka mulai menggunakan SharePoint untuk menyimpan dokumen proyek. Mengkategorikan masing-masing menjadi lebih penting untuk menciptakan keteraturan dan memungkinkan pencarian.
desktop jarak jauh dari mac ke windows
Menggunakan Metadata
Metadata adalah data tentang dokumen Anda. Ini mencakup siapa yang membuatnya, kapan, dan kata kunci terkait. Siapkan kolom untuk metadata dan Anda dapat memfilter dan mengurutkan dokumen dengan cepat. Ini memudahkan untuk menelusuri pustaka dokumen SharePoint Anda.
Metadata berguna. Ini membantu Anda menemukan file dengan mudah dan menjaga kualitas data tetap tinggi dengan nilai yang konsisten. Sudah ada sejak lama, namun banyak yang mengabaikannya. Penggunaan metadata yang memadai di SharePoint dapat merevolusi cara bisnis bekerja online!
Pengorganisasian di SharePoint seperti membuat sistem folder digital. Tidak ada lagi folder yang hilang di bawah tumpukan dokumen!
Membuat Folder
Buat folder berguna di perpustakaan SharePoint Anda dengan cepat. Begini caranya:
- Pilih lokasi.
- Klik Baru dan pilih Folder.
- Ketikkan nama foldernya.
- Klik Buat.
- Seret dan letakkan file ke dalam folder.
Jaga agar nama folder tetap singkat namun deskriptif. Hindari menyusun subfolder dengan kedalaman lebih dari tiga tingkat. Hal ini memudahkan pengguna untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.
Mengatur dokumen Anda adalah kuncinya. Ini menghentikan file penting agar tidak hilang atau salah tempat. Luangkan waktu untuk mengembangkan struktur efektif yang mengurangi kekacauan dan menyediakan akses cepat ke bahan yang sering digunakan.
Jadi jangan tunda lagi – mulailah membuat folder hari ini! Anda akan menghemat jam kerja nanti.
Menggunakan Tampilan
Maksimalkan Tampilan di SharePoint Online! Tambahkan kolom metadata ke berbagai jenis file untuk opsi pengurutan individual. Dengan Tampilan, Anda dapat menyesuaikan tampilan dan pemfilteran data, membuat beberapa tampilan dalam satu pustaka untuk anggota tim tertentu, dan bahkan menyertakan komponen web seperti Kalender dan Tugas agar tetap diperbarui dengan cepat.
Jangan lewatkan fitur berharga ini yang dapat meningkatkan pengelolaan dokumen dan meningkatkan pengalaman pengguna. Sortir pustaka SharePoint Anda – atau berisiko tenggelam dalam lautan dokumen yang hilang dan rekan kerja yang tidak puas!
Praktik Terbaik untuk Mengatur Pustaka Dokumen SharePoint Anda
Untuk menyempurnakan organisasi pustaka dokumen SharePoint Anda dengan konvensi penamaan yang konsisten, pemeliharaan dan pembersihan rutin, pelatihan pengguna, dan komunikasi. Bagian 'Praktik Terbaik untuk Mengatur Pustaka Dokumen SharePoint Anda' ini akan menjelaskan manfaat setiap sub-bagian dan kontribusinya terhadap pengelolaan dokumen yang efektif di SharePoint.
Konvensi Penamaan yang Konsisten
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pustaka dokumen SharePoint, konvensi penamaan yang konsisten adalah kuncinya . Nama yang jelas dan ringkas yang mencerminkan konten file akan membantu pengguna menemukan apa yang mereka perlukan dengan cepat, dan mencegah file salah tempat atau terduplikasi.
Untuk pengorganisasian yang lebih baik lagi, gunakan format penamaan standar untuk semua file. Ini dapat mencakup hal-hal seperti tanggal, singkatan departemen, jenis file, dan nama proyek. Hindari penggunaan karakter atau spasi khusus pada nama, seperti ini dapat mengganggu fungsi pencarian .
Menggabungkan konvensi penamaan dengan strategi lain, seperti mengkategorikan file atau menetapkan metadata, dapat membuat pustaka dokumen menjadi lebih ramah pengguna.
Konvensi penamaan yang konsisten tidak hanya berguna untuk kepraktisan, tetapi juga ini juga berdampak positif pada budaya perusahaan . Menyetujui praktik standar sebagai sebuah tim dan mengikutinya akan membangun kepercayaan dan membantu departemen tetap selaras dari waktu ke waktu.
Berikut ini contoh betapa pentingnya sistem yang koheren: Seorang karyawan baru harus mengambil alih sebuah proyek dari pendahulunya. Namun dia tidak dapat menemukan informasi apa pun tentangnya karena pengaturan drive bersama yang buruk. Dia mencari secara manual melalui ratusan dokumen, mencoba menemukan apa yang dia butuhkan. Pada akhirnya, dia dapat mengumpulkan semua detail dari tangkapan layar di kotak masuk rekannya!
Mengatur dokumen adalah suatu keharusan! Andai saja merapikan rumah semudah merapikan Perpustakaan Dokumen SharePoint saya!
cara screenshot di microsoft Surface
Perawatan dan Pembersihan Reguler
Pemeliharaan dan Pembersihan Pustaka Dokumen SharePoint Anda sangatlah penting. Ini mencegah duplikasi, nama file aneh, dan data lama. Berikut adalah praktik terbaik untuk pengelolaan yang efisien:
- Pindai file usang dan hapus agar perpustakaan selalu terbarui.
- Periksa penggunaan file, terutama yang sudah lama tidak aktif.
- Gunakan kontrol akses berbasis izin pada folder berdasarkan peran.
- Tetapkan kuota dan batasan dalam pengaturan untuk menghindari kehabisan ruang.
Perawatan dan pembersihan rutin memerlukan perhatian tetapi meningkatkan produktivitas. Tunjuk admin SharePoint berpengalaman untuk menangani hal ini. Alat seperti alur kerja mengurangi pekerjaan manual.
Singkatnya, Pemeliharaan dan Pembersihan Reguler meningkatkan kinerja di Pustaka Dokumen SharePoint yang terorganisir. Mengikuti pedoman ini memungkinkan pengguna menikmati navigasi yang mudah dan tidak berantakan. Mengajarkan pengguna tentang SharePoint membutuhkan waktu dan kesabaran.
Pelatihan dan Komunikasi Pengguna
Pelatihan dan komunikasi pengguna sangat penting untuk keberhasilan organisasi pustaka dokumen SharePoint. Hal ini memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama, mengetahui praktik terbaik, dan dapat dengan mudah mengakses data yang mereka perlukan.
Untuk memulai, buat sistem orientasi untuk staf baru yang mencakup pelatihan di SharePoint. Luangkan waktu selama rapat staf standar untuk meninjau organisasi perpustakaan dan mendapatkan umpan balik dari tim. Juga, berikan aturan untuk berbagi dan mengedit dokumen untuk mendorong kolaborasi.
Saat mengatur pustaka dokumen, pikirkan pengalaman pengguna. Gunakan nama sederhana untuk folder dan file dan tambahkan tag metadata untuk membantu penelusuran dan pencarian. Selain itu, bagi perpustakaan besar menjadi beberapa subperpustakaan kecil dengan tema yang jelas.
Tetapkan protokol untuk pemeliharaan berkelanjutan perpustakaan dokumen. Pastikan konten lama atau tidak relevan diarsipkan atau dihapus dengan benar. Perbarui konvensi penamaan bila diperlukan dan secara rutin minta pendapat anggota tim tentang apa yang berhasil dan apa yang bisa lebih baik.
microsoft excel untuk mac
Dengan mengikuti praktik terbaik ini untuk pelatihan dan komunikasi pengguna dalam organisasi perpustakaan dokumen SharePoint , tim Anda akan diperlengkapi untuk mencari dan mengerjakan data penting untuk mencapai tujuan bisnis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Bagaimana cara membuat struktur logis untuk pustaka dokumen saya di SharePoint?
Jawab: Penting untuk menentukan tujuan atau cakupan pustaka dokumen Anda dan kemudian mengkategorikan dokumen Anda ke dalam kelompok logis. Anda dapat menggunakan metadata, folder, tampilan, atau kombinasi metode ini untuk menata dokumen Anda.
2. Bisakah saya mengkustomisasi bidang metadata di pustaka dokumen SharePoint?
Jawab: Ya, Anda dapat menambah, mengubah, atau menghapus bidang metadata sesuai kebutuhan Anda. Anda juga dapat membuat kolom khusus dan menggunakannya untuk menandai dokumen Anda.
3. Bagaimana cara menerapkan konvensi penamaan untuk dokumen di pustaka dokumen SharePoint?
Jawab: Anda dapat menggunakan fitur ID Dokumen untuk menetapkan nomor atau nama unik dan bermakna pada dokumen Anda. Anda juga dapat membuat kebijakan konvensi penamaan dan mendidik pengguna Anda untuk mengikutinya.
gambar dari papan ketik
4. Apakah mungkin untuk mengatur izin untuk masing-masing dokumen di pustaka dokumen SharePoint?
Jawab: Ya, Anda dapat memutus pewarisan izin untuk dokumen tertentu dan menetapkan izin unik padanya. Anda juga dapat menggunakan fitur check-out dan check-in untuk membatasi akses ke dokumen saat sedang diedit.
5. Bagaimana cara melacak perubahan pada dokumen di pustaka dokumen SharePoint?
Jawab: SharePoint menyimpan riwayat versi untuk setiap dokumen, sehingga Anda bisa melacak perubahan, memulihkan versi sebelumnya, dan melihat siapa yang membuat perubahan. Anda juga dapat mengatur peringatan untuk menerima pemberitahuan ketika dokumen diubah.
6. Bisakah saya mencari dokumen tertentu di pustaka dokumen SharePoint?
Jawab: Ya, SharePoint memiliki mesin pencarian canggih yang memungkinkan Anda mencari dokumen berdasarkan kata kunci, metadata, penulis, rentang tanggal, atau kriteria lainnya. Anda juga dapat menggunakan filter, opsi pengurutan, dan penyaring untuk mempersempit hasil pencarian Anda.
