Apa itu Alur Kerja? Panduan Pemula untuk Manajemen Alur Kerja

Jika Anda melihat halaman depan Google untuk mengetahui apa itu alur kerja, hasil pertama secara harfiah adalah definisi kamus.

Urutan proses industri, administratif, atau proses lain yang dilalui suatu pekerjaan mulai dari inisiasi hingga penyelesaian.

Maka Anda memiliki definisi Kissflow, yang tidak lebih jelas lagi:

Urutan tugas yang memproses data melalui jalur tertentu dari inisiasi hingga penyelesaian.

Lalu ada halaman ini. Dan bagaimana kita mendefinisikan alur kerja?

tetikus usb

Alur kerja adalah cara Anda menyelesaikan pekerjaan.

Sekarang kita sedang menuju ke suatu tempat.

Apa itu alur kerja?

Alur kerja adalah serangkaian langkah yang perlu diselesaikan dalam suatu proses.

Anggap saja ini sebagai pekerjaan yang mengalir dari satu tahap ke tahap berikutnya, baik melalui rekan kerja, alat, atau proses lainnya. Anda dapat menjalankan alur kerja penuh sendirian (seperti menulis, mengedit, dan menerbitkan postingan blog), atau dapat melibatkan banyak orang (seperti membuat faktur klien).

Mengapa alur kerja penting?

Bagi bisnis, alur kerja bisa menjadi sangat rumit.

Pikirkan tentang proses orientasi karyawan Anda. Beberapa departemen berbeda harus berkoordinasi untuk menyelesaikan proses itu dengan benar. Selain kehilangan talenta baru Anda, orientasi yang buruk juga dapat menyebabkan masalah kepatuhan yang serius.

Pada tingkat inilah mereka perlu dipantau, dikelola, dan dioptimalkan dengan baik untuk memastikan mereka seefisien mungkin.

Apa perbedaan antara alur kerja dan proses?

Alur kerja Dan proses sering digunakan secara bergantian. Mengingat mereka sering kali datang sebagai set yang serasi, hal ini dapat dimaklumi.

Gambar di atas mencantumkan perbedaan utama antara alur kerja dan proses, namun poin utamanya adalah:

A proses adalah metode yang digunakan untuk melakukan serangkaian kegiatan .

A alur kerja adalah alat biasanya memfasilitasi metode itu .

Jika kita kembali ke contoh orientasi karyawan, prosesnya terdiri dari beberapa langkah berbeda yang perlu diambil seperti:

• Dokumen sudah terisi
• Pengaturan stasiun kerja
• Pelatihan

Alur kerja memetakan langkah-langkah tersebut dalam struktur yang jelas sehingga mudah untuk memvisualisasikan apa yang perlu dilakukan dalam diagram atau daftar periksa.

Praktik terbaik alur kerja

Untuk membangun alur kerja yang efektif, Anda perlu menjawab tiga pertanyaan penting:

• Pekerjaan apa yang sebenarnya perlu dilakukan?
• Siapa yang bertanggung jawab atas setiap pekerjaan?
• Berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas?

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dan menyusun jawabannya ke dalam bagan atau proses, Anda mendapatkan alur kerja.

Dengan mengukur pekerjaan yang perlu dilakukan, Anda dapat mengatur seberapa optimal pekerjaan tersebut dilaksanakan. Jika tidak, Anda tidak akan tahu apa yang sedang terjadi atau di mana letak hambatan dalam aktivitas tim Anda.

Tahapan alur kerja

Membangun alur kerja terdiri dari 5 tahap:

1. Identifikasi tugas-tugas yang perlu dilakukan
2. Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut
3. Aturlah tugas-tugas tersebut menjadi sebuah urutan
4. Uji alur kerja
5. Tinjau dan ulangi

Penting untuk mempraktikkan perbaikan berkelanjutan dalam mempertahankan alur kerja Anda. Melakukan perubahan kecil ini akan memastikan alur kerja Anda hanya mencakup tugas-tugas yang paling penting dan terkini – dan Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk melakukan perombakan besar-besaran.

3 komponen dasar alur kerja

Meskipun jumlah tugas dalam setiap alur kerja dapat bervariasi dari 8 hingga 80, setiap alur kerja terdiri dari 3 komponen dasar:

Pemicu:Peristiwa yang memulai alur kerja. Ini bisa berupa tindakan, keputusan, waktu tertentu, atau respons terhadap sesuatu.Rangkaian tugas/pekerjaan :Ini mencakup semua tugas, orang, dan hasil yang terlibat dalam alur kerja.Hasil:Apa yang dihasilkan alur kerja. Hasil atau outcome dapat berupa sesuatu yang nyata seperti membeli suatu layanan atau lebih abstrak seperti mengakses informasi tertentu.

Rangkaian tugas akan menghabiskan sebagian besar alur kerja, namun pemicu dan hasilnya sama pentingnya. Jika Anda tidak tahu di mana proses Anda harus dimulai dan diakhiri, alur kerja Anda akan menjadi tidak berguna.

Jenis alur kerja

Karena yang terbaik adalah melakukan sesuatu secara bertiga, ada tiga jenis alur kerja utama yang akan Anda temui:

• Alur kerja proyek
• Alur kerja proses sederhana
• Alur kerja proses bersyarat

Menguraikan perbedaan yang tepat antara jenis-jenis ini terkadang rumit, tetapi, seperti semua hal lainnya, Anda perlu memastikan bahwa Anda menggunakan alat yang tepat untuk pekerjaan itu.

Alur kerja proyek adalah tipe yang paling sederhana. Umumnya alur kerja ini dirancang untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya sehingga hasil pekerjaan tepat waktu, akuntabilitas jelas, dan tim Anda tidak mengalami hambatan apa pun.

Anda mungkin dapat menggunakan kembali bagian dari alur kerja proyek. Misalnya, tim konten membuat banyak konten.

Masing-masing adalah proyek kecil. Bergantung pada berbagai faktor, langkah pastinya tidak selalu sama. Sejak keseluruhan proses adalah Namun, kami dapat menggunakan kembali alur kerja pembuatan konten untuk hal-hal seperti penelitian, ulasan, dan permintaan gambar.

Selanjutnya, Anda memiliki alur kerja proses sederhana . Jenis alur kerja ini mencakup semua tugas Anda yang dapat diprediksi dan berulang. Mengirim faktur atau menyetujui waktu istirahat adalah alur kerja proses yang sederhana.

Apapun yang terjadi: Tidak ada yang berubah. Alur kerja mengikuti waktu yang sama persis dengan cara yang sama setiap kali alur kerja dijalankan.

Sederhana.

Terakhir, ada alur kerja proses bersyarat . Alur kerja ini menggunakan bentuk jika kemudian logika untuk menyusun proses.

Ini adalah alur kerja novel Choose Your Own Adventure: Jika Anda ingin menjelajahi ruang bawah tanah, lanjutkan ke tugas 13. Jika Anda ingin menyelidiki kota, lewati ke tugas 22.

Di Process Street, kami menyebutnya sebagai logika kondisional, yang menciptakan jalur percabangan dalam alur kerja yang sama. Ini bagus karena ini berarti untuk hal-hal seperti orientasi atau tiket bantuan, Anda hanya memerlukan satu alur kerja untuk beberapa situasi.

Alur kerja orientasi klien Pemroses Penggajian adalah contoh sempurna tentang apa yang dapat dilakukan oleh logika kondisional:

Bagaimana Pemroses Penggajian Menggunakan Logika Bersyarat Process Street untuk Orientasi Klien

Pengoptimalan alur kerja

Saya menemukan postingan di LinkedIn belum lama ini yang membahas tentang kata kunci dan jargon bisnis. Kata kunci ini dibagi menjadi dua jenis:

• Terlalu kabur untuk dijelaskan dengan cara lain (pikirkan dinamika dan kelompoknya)
• Jelas sekali bahwa hal-hal tersebut tidak perlu disebutkan (inovatif, berpusat pada pelanggan, dll.)

Pengoptimalan mirip dengan kata kunci tersebut. Kita semua tahu apa arti mengoptimalkan dalam kamus. Kita semua tahu bahwa itu adalah hal yang baik. Segalanya selalu lebih baik jika dioptimalkan.

Namun apa arti pengoptimalan dalam kaitannya dengan alur kerja? Apa adalah alur kerja yang dioptimalkan dan bagaimana Anda mendapatkannya?

Perbaikan terus-menerus

Membangun alur kerja hanyalah langkah pertama. Tanpa perhatian yang tepat, alur kerja dapat dengan mudah terhambat oleh inefisiensi dan tugas-tugas yang berlebihan.

Di situlah perbaikan berkelanjutan diperlukan. Dengan memeriksa alur kerja Anda secara berkala, Anda dapat memastikan alur kerja tersebut tetap terkini dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda kemudian dapat memutuskan apakah Anda perlu melakukan perubahan bertahap atau terobosan pada proses Anda dan bagaimana alur kerja Anda berjalan.

Perubahan bertahap pada dasarnya adalah seperti apa perubahannya: Perubahan kecil dan peningkatan yang Anda lakukan saat Anda menemukannya.

Perubahan terobosan adalah perubahan besar yang biasanya dilakukan melalui tinjauan kelompok dan proses pengambilan keputusan. Meskipun Anda mungkin sering melakukan perubahan bertahap, jika Anda mendapati diri Anda melakukan sebagian besar perubahan terobosan, Anda perlu mengevaluasi kembali alur kerja Anda (dan mungkin bahkan proses Anda).

Six Sigma, DMAIC, lean, dan kaizen adalah alat yang sangat berguna untuk menerapkan perbaikan berkelanjutan.

Otomatisasi alur kerja

Otomatisasi adalah alasan utama alur kerja.

Alur kerja mengambil semua proses yang liar dan intuitif serta menertibkannya. Namun hal ini tidak berarti otomatisasi disertakan dalam alur kerja – atau bahkan setiap alur kerja memerlukan otomatisasi.

Bingung belum?.

Otomatisasi alur kerja mengidentifikasi bagian mana dari suatu proses yang dapat dilakukan tanpa banyak – atau tanpa – keterlibatan manusia.

Beberapa contoh hal yang dapat Anda otomatisasi adalah:

• Mengirim email selamat datang standar
• Mentransfer data ke spreadsheet
• Menambahkan acara ke kalender Anda
• Memproses pembayaran

Ini semua adalah tugas berulang yang mungkin hanya memakan waktu beberapa menit, tetapi menit-menit itu bertambah.

Ditambah lagi, peluang terjadinya human error semakin besar. Coba pikirkan: Anda punya waktu berjam-jam untuk memasukkan data ke depan. Hanya duduk di sana, menuliskan angka-angka di kolom sepanjang hari, dan yang paling menarik adalah saat Tony muncul membawa donat pagi itu.

Anda memulai dengan niat baik, tetapi pada titik manakah Anda melakukan autopilot? Pada titik manakah Anda secara tidak sengaja mencapai angka nol ekstra dan akhirnya menagih klien sebesar .000, bukan 0? Atau sebaliknya? Keduanya buruk.

Itu sebabnya Anda mengotomatiskan.

Setelah Anda mengidentifikasi tugas mana yang harus diotomatisasi, penerapannya cukup mudah. Dengan perangkat lunak seperti Zapier, Anda dapat menyiapkan integrasi untuk menghubungkan pemicu di satu aplikasi dengan hasil di aplikasi lain.

Anda memasukkan data satu kali. Itu dikirim ke semua tempat yang diperlukan. Anda memiliki akurasi penuh di semua saluran dan Anda hanya perlu waktu yang diperlukan untuk mengeklik tombol.

Manfaat alur kerja

Alur kerja mengurangi pemborosan. Waktu terbuang, tenaga terbuang, sumber daya terbuang.

Saat memetakan proses, Anda akan dapat mengidentifikasi di mana terdapat hambatan dan tugas yang berlebihan. Setelah Anda mengetahui di mana mereka berada, Anda dapat menghilangkannya. Kemudian Anda dan tim Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang diperlukan.

Alur kerja juga bagus untuk komunikasi, akuntabilitas, dan transparansi. Alur kerja harus memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas apa dan kapan suatu hasil harus diselesaikan. Anda tidak perlu mengatur tim Anda secara mikro. Tim Anda tidak perlu dikelola secara mikro. Semua orang lebih bahagia.

Karena setiap aspek proses didokumentasikan dalam alur kerja, setiap orang di tim memiliki informasi yang mereka perlukan saat mereka membutuhkannya. Mengurangi miskomunikasi akan meningkatkan produktivitas – dan membuat tim Anda tidak terlalu frustrasi dengan tugas mereka dan satu sama lain.

Tantangan alur kerja

Alur kerja membutuhkan perhatian terus-menerus. Anda tidak bisa begitu saja membangunnya dan mengharapkannya berjalan sempurna selamanya. Anda perlu mempertahankannya.

Pemeliharaan alur kerja dapat memakan waktu dan rumit – khususnya jika Anda belum mempraktikkan prinsip perbaikan berkelanjutan.

Namun tidak melakukan perawatan rutin menyebabkan masalah serius:

• Perkiraan waktu/biaya yang tidak akurat
• Kesalahan miskomunikasi
• Melewatkan atau melupakan langkah-langkah penting
• Persetujuan diterapkan tanpa pengujian – atau tidak diterapkan saat diperlukan
• Kemacetan yang mahal

Bayangkan alur kerja seperti mobil. Mobil sangat berguna dan efisien. Anda biasanya dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu lebih singkat dengan berkendara dibandingkan berjalan kaki.

cara mencetak alamat pada amplop

Ditambah lagi Anda tidak perlu membawa semuanya.

Tapi mobil perlu pemeriksaan. Ada yang kecil – ban baru, ganti oli, uji emisi, dan sebagainya. Terkadang Anda harus berinvestasi lebih banyak – seperti starter baru atau sabuk kipas. Sebenarnya, hal-hal ini bukanlah masalah besar.

Namun, jika Anda terlalu lama tidak mengganti oli, Anda pasti tahu betapa pentingnya perawatan rutin.

Alat dan vendor perangkat lunak alur kerja

Jika Anda menggunakan alur kerja Google (yang tentunya Anda lakukan), Anda akan melihat dengan tepat berapa banyak jenis perangkat lunak alur kerja yang ada. Saat Anda baru memulai alur kerja – dan memang demikianlah adanya – sulit untuk menentukan alur kerja mana yang menawarkan apa yang Anda butuhkan dengan nilai terbaik.

Jadi, inilah beberapa alat pembuat alur kerja favorit kami:

meja udara adalah bagaimana kita tetap terorganisir. Dengan meja udara Anda dapat mengatur tampilan yang dipersonalisasi, papan kanban khusus, dan mengotomatiskan semuanya mulai dari membuat catatan hingga mengirim email.

saya melihat adalah alat yang sempurna untuk menguraikan alur kerja Anda. saya melihat bertindak seperti papan tulis kolaboratif tempat seluruh tim Anda – baik secara jarak jauh maupun tatap muka – dapat bekerja sama untuk membangun hal yang perlu Anda bangun.

Kendur adalah pusat perpesanan universal untuk hampir semua tim di luar sana. Dan kenapa tidak? Kendur terintegrasi dengan hampir semua aplikasi yang Anda gunakan. Anda dapat berkumpul, merekam video, dan berbagi file dengan semua orang di tim Anda – atau hanya dengan satu orang. Dan ada GIF. Siapa yang tidak suka GIF yang bagus?

Jalan Proses. Anda tahu itu akan datang, bukan? Alur kerja Process Street adalah inti utama dari semua yang kami lakukan. Permintaan PTO, orientasi, meja bantuan, pembuatan halaman ini… Semua dilakukan menggunakan alur kerja. Dan – baik melalui Zapier atau Otomatisasi pihak pertama kami – semua alur kerja tersebut dapat dihubungkan ke Slack, Airtable, dan rangkaian perangkat lunak kami lainnya.

Seperti apa alur kerjanya?

Berikut adalah garis besar suatu proses:

Secara khusus, ini adalah garis besar proses pembuatan konten kami. Alur kerja untuk proses ini memiliki lebih banyak langkah, beragam jalur bersyarat, dan banyak otomatisasi.

Tapi di sinilah semuanya dimulai. Delapan langkah yang harus dilakukan dari awal tugas hingga publikasi.

Jika Anda meminta seseorang di tim konten untuk menjelaskan proses ini, saya yakin prosesnya tidak akan terlalu ringkas atau spesifik. Beberapa langkah akan diuraikan, beberapa akan dilewati, dan deskripsinya sendiri mungkin tidak linier.

Begitulah cara kerja otak manusia. Itulah mengapa penting untuk menguraikan proses Anda sebelum membangun alur kerja.

Sekarang, masing-masing dari delapan langkah tersebut menjadi bagian dalam alur kerja. Kemudian kami memecah setiap langkah menjadi tugas-tugas individual.

Misalnya, pada langkah pertama, Writer menerima tugas, alur kerjanya terlihat seperti ini:

1. Topik dipilih (Catatan Airtable dihasilkan melalui Slack)
2. Tanggal jatuh tempo ditetapkan (ditambahkan ke kalender melalui alur kerja Process Street)
3. Tanggal publikasi ditetapkan (ditambahkan ke kalender melalui alur kerja)
4. Editor ditugaskan (Catatan Airtable diperbarui melalui alur kerja)
5. Tim desain ditugaskan (Catatan Airtable dihasilkan melalui Airtable)
6. Penulis menerima tugas (pemberitahuan diterima melalui Slack dan Process Street)

Keenam tugas tersebut masing-masing dipecah menjadi satu tindakan. Ini menyederhanakan proses dan memastikan tidak ada yang tertinggal. Tanpa otomatisasi tersebut, akan sangat mudah untuk secara tidak sengaja menetapkan tanggal jatuh tempo tetapi bukan tanggal publikasi.

Jika tanggal-tanggal tersebut dimasukkan secara manual untuk setiap orang, setiap anggota tim mungkin akan bekerja pada tanggal jatuh tempo yang berbeda – yang dapat menyebabkan kemacetan besar.

Cara memaksimalkan alur kerja Anda

Ingatlah bahwa alur kerja adalah sebuah alat. Ini adalah alat yang berguna dan serbaguna, namun tidak dapat melakukan segalanya.

Saat membangun alur kerja, Anda perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang proses yang Anda kerjakan dan hasil yang ingin Anda capai. Identifikasi tugas mana yang dapat diotomatisasi dan mana yang memerlukan pendekatan lebih praktis.

Yang terpenting, teruslah berusaha. Alur kerja yang baik terus berubah karena proses Anda – dan kebutuhan Anda – akan terus berubah. Jika ada sesuatu dalam alur kerja Anda yang mubazir atau tidak relevan, singkirkan saja. Jika Anda menambahkan langkah baru ke proses, pastikan Anda juga menambahkannya ke alur kerja Anda.

Alur kerja yang baik seharusnya membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, bukan menjadi lebih rumit.