Ikhtisar Tautan SharePoint
Bagikan Poin adalah platform luar biasa untuk bekerja. Ini memiliki fitur khusus: tautan ! Dengan ini, pengguna dapat dengan cepat membuka file dan halaman mereka.
Anda dapat membuat tautan dengan tipe konten 'Tautan ke Dokumen'. Atau, Anda bisa membuat pintasan untuk dokumen dan menggunakannya sebagai tautan. Anda juga dapat mencoba mengkustomisasi SharePoint Hyperlink agar mudah digunakan dengan judul. Atau, gunakan tipe bidang URL untuk menambahkan hyperlink saat mengedit dalam daftar atau pustaka. Selain itu, Anda dapat menonaktifkan hyperlink agar tidak dibagikan ke luar organisasi. dengan URL di bawah pengaturan.
Saat membuat tautan, berikut beberapa detail yang perlu diingat:
- Periksa izin pada folder dan halaman.
- Berhati-hatilah saat berbagi info sensitif melalui tautan.
- Tanyakan kepada TI atau pakarnya jika Anda tidak yakin untuk menghubungkan sesuatu.
Ikuti tips berikut dan buat tautan di SharePoint dengan mudah. Selalu uji tautan Anda setelah dibuat. Bersenang-senang menghubungkan!
Membuat Tautan SharePoint
Untuk membuat tautan SharePoint, Anda perlu mengakses situs SharePoint dan memilih dokumen atau item yang ingin Anda bagikan. Kemudian, cukup klik Salin Tautan untuk menghasilkan tautan yang dapat dibagikan. Bagian tentang membuat tautan SharePoint ini akan membahas cara melakukan hal-hal ini dan banyak lagi untuk membantu Anda berbagi dokumen dan informasi penting secara efektif dengan tim Anda.
Mengakses Situs SharePoint
- Buka sebuah peramban web
- Navigasi ke Halaman masuk Office 365
- Ketik milik Anda email dan kata sandi
- Temukan aplikasi SharePoint di dasbor/halaman beranda, klik untuk meluncurkan.
- Di beranda, kenali antarmuka pengguna & opsi untuk kolaborasi .
- Jika Anda baru, luangkan waktu untuk melakukannya jelajahi & pahami cara kerjanya .
Membuat tautan di SharePoint caranya juga mudah: cari dokumen/file yang ingin Anda bagikan, klik 'Salin Tautan' dari menu konteks atau 'Dapatkan Tautan'.
Pilih satu dari empat tautan yang tersedia berdasarkan tingkat izin akses (Lihat/Edit), opsi keamanan (Siapa pun/Orang tertentu) dan tanggal kedaluwarsa .
Aktifkan notifikasi untuk memberi tahu pengguna tentang perubahan yang dilakukan dalam file/dokumen. Hanya dengan beberapa klik, tim Anda dapat berkolaborasi dengan lancar tanpa masalah kontrol versi apa pun.
Mengakses SharePoint tidak harus rumit, cukup ikuti langkah-langkah dalam panduan ini & gunakan fitur-fiturnya secara maksimal. Memilih tidak pernah semudah ini!
Memilih Dokumen atau Item
Saat memilih dokumen atau item untuk penautan SharePoint, pertimbangan utamanya adalah relevansi, tujuan, dan aksesibilitas . Identifikasi kata kunci, konsep, dan tujuan keseluruhan untuk membuat pilihan yang tepat. Ini akan menambah nilai konten Anda dan meningkatkan pengalaman pembaca.
kelompok dalam kata
Pilih format yang lebih mendasar seperti PDF atau Kata alih-alih spreadsheet interaktif yang rumit. Menggunakan metadata atau tag khusus untuk mengatur dan mengkategorikan konten. Buat dokumen terkait untuk memberikan konteks dan informasi latar belakang. Pemilihan yang cermat membuat tautan SharePoint efektif dan ramah pengguna .
Mengklik Salin Tautan
Apakah Anda perlu berbagi file SharePoint? Mengklik Salin tautan adalah cara mudah untuk memberi seseorang akses. Begini caranya:
- Masuk ke file di SharePoint.
- Klik elipsis (…) di samping nama file.
- Pilih Salin tautan dari tarik-turun.
Dengan cara ini, Anda dapat menyalin tautan tersebut dan memberikannya kepada siapa pun yang membutuhkannya. Ingat saja: siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat atau mengedit file (tergantung tingkat izin). Jadi, biarkan hanya orang yang berwenang saja yang memilikinya.
Fakta menarik: Salin Tautan pertama kali diperkenalkan di SharePoint 2016. Sebuah fitur kecil, namun membuat berbagi file menjadi lebih mudah bagi semua orang di mana saja. Berbagi itu penuh kepedulian – kecuali jika itu adalah tautan SharePoint, maka itu harus tetap aman!
Berbagi Tautan SharePoint
Untuk membagikan tautan SharePoint Anda secara efektif, Anda perlu mempertimbangkan dua hal – izin yang sesuai dan metode membagikannya. Untuk melakukan ini secara efektif, periksa izin yang ingin Anda berikan kepada kolega Anda. Kemudian, Anda dapat membagikan tautan tersebut melalui email atau pesan teks.
Memilih Izin yang Sesuai
Izin yang tepat sangat penting saat berbagi tautan SharePoint. Mereka memutuskan siapa yang dapat mengakses dan mengubah konten. Pastikan untuk memberikan izin yang tepat untuk menghindari akses tidak sah.
Mengetahui tiga tipe izin di SharePoint: tingkat izin, izin grup, dan izin pengguna .
- Tingkat izin adalah kumpulan izin yang menentukan tindakan seperti membaca, menulis, atau menghapus.
- Izin grup diberikan kepada sekelompok orang dengan kebutuhan akses yang sama.
- Izin pengguna diberikan kepada pengguna individu.
Menetapkan izin dengan benar akan menjamin privasi tim Anda, sekaligus memastikan kesuksesan. Pertimbangkan untuk memberikan izin terbatas atau terbatas kepada kolaborator luar yang tidak memerlukan akses penuh.
Target Teknologi mengatakan, Izin didasarkan pada keanggotaan pelaku dalam kelompok keamanan . Penting untuk mengkategorikan dan mengelola keanggotaan pengguna dalam grup keamanan untuk memudahkan pelacakan dan audit.
Tautan SharePoint memudahkan berbagi. Namun tanpa perhatian yang tepat terhadap izin, hal ini dapat menyebabkan pelanggaran data dengan konsekuensi serius. Pilih yang tepat, dengan mempertimbangkan kebutuhan proyek Anda.
Mengirim Tautan melalui Email atau SMS
Bagikan tautan SharePoint dengan rekan kerja melalui email atau teks! Cukup salin dari SharePoint dan tempelkan ke dalam pesan. Tambahkan pesan untuk memberikan konteks tentang tautan.
Periksa apakah setiap orang memiliki akses atau perlu diberikan akses sebelum berbagi .
Keamanan sangat penting ketika informasi di situs SharePoint bersifat sensitif atau rahasia . Perlindungan kata sandi tautan atau gunakan layanan pesan terenkripsi.
Kiat Pro: Gunakan teks hyperlink khusus dan bukan URL panjang saat mengirim tautan SharePoint dalam email. Lebih rapi dan mudah bagi penerima untuk memahami apa yang mereka klik.
Mengedit atau Menghapus Tautan SharePoint
Untuk mengedit atau menghapus tautan SharePoint, akses opsi Kelola Tautan. Ini akan memberi Anda kemampuan untuk memperbarui atau menghapus tautan sesuai kebutuhan. Dengan mengetahui cara melakukan tugas sederhana ini, Anda bisa menjaga tautan SharePoint Anda tetap teratur dan terkini hanya dengan beberapa klik.
Mengakses Opsi Kelola Tautan
Akses opsi Kelola Tautan untuk mengelola tautan SharePoint . Ikuti langkah ini:
- Navigasikan ke halaman dengan tautan
- Arahkan kursor dan klik tiga titik yang muncul
- Kemudian pilih Edit Tautan atau Hapus Tautan
Ingat, hanya pengguna dengan izin yang tepat yang bisa mengubah atau menghapus tautan SharePoint demi alasan keamanan .
SharePoint 2010 adalah tempat semuanya dimulai! Fitur Kelola Tautan diciptakan untuk memudahkan pemeliharaan situs web bagi semua orang. Ini harus dimiliki untuk memperbarui dan menjaga konten tetap segar. Memperbarui atau Menghapus tautan SharePoint Anda kini mudah dan bebas stres !
Memperbarui atau Menghapus Tautan
Memperbarui atau menghapus tautan SharePoint? Sangat sederhana! Ikuti saja ini 6 langkah :
- Masuk ke situs Anda & navigasikan ke halaman.
- Arahkan kursor ke tautan untuk membuka ikon edit.
- Perbarui URL atau deskripsi, atau pilih 'Hapus Tautan' untuk menghapus.
- Klik 'OK' untuk menyimpan atau 'Batal' untuk membatalkan.
- Segarkan halaman untuk mengonfirmasi bahwa tautan telah diperbarui/dihapus.
- Ulangi untuk tautan lain yang perlu diperbarui/dihapus.
Penting untuk diingat bahwa menghapus tautan tidak akan menghapus file/dokumen apa pun yang terhubung; mengambil tindakan lebih lanjut jika diperlukan.
Ditambah lagi, penawaran SharePoint pelacakan riwayat versi untuk setiap tautan sehingga pengguna dapat kembali ke versi tertentu sesuai kebutuhan.
SharePoint pertama kali diluncurkan pada tahun 2001 sebagai bagian dari Microsoft Office, namun kini menjadi produk mandiri yang digunakan oleh organisasi di seluruh dunia. Atur tautan SharePoint Anda dengan rapi dengan label dan tanpa ujung yang longgar!
keyboard Spanyol n
Praktik Terbaik untuk Tautan SharePoint
Untuk memastikan keberhasilan tautan SharePoint Anda, gunakan praktik terbaik berikut. Dengan Menggunakan Nama Tautan Deskriptif, Meninjau dan Menghapus Tautan Secara Teratur, dan Mempertahankan Izin yang Sesuai, Anda dapat mengoptimalkan fungsi tautan Anda.
Menggunakan Nama Tautan Deskriptif
Untuk komunikasi yang efektif di SharePoint, nama tautan deskriptif adalah suatu keharusan . Hindari frasa seperti klik di sini dan gunakan label yang menggambarkan konten halaman dengan jelas. Nama tautan deskriptif membantu pengguna menavigasi situs Anda dengan mudah dan memudahkan mesin pencari membaca konten Anda.
Saat menulis nama tautan, fokuslah pada konten halaman. Alih-alih Klik di sini untuk mempelajari tentang layanan kami , menggunakan Jelajahi Daftar Lengkap Layanan Kami . Jaga agar label tetap singkat, mudah digunakan, dan bebas jargon.
Pastikan nama tautan Anda mencerminkan konten tertaut secara akurat . Jika pengguna mengklik link dengan informasi yang salah, hal ini akan memengaruhi pengalaman mereka di situs Anda. Sebelum memublikasikan link apa pun, periksa kembali apakah labelnya mencerminkan konten halaman.
Nama tautan deskriptif di SharePoint meningkatkan pengalaman pengguna dan bermanfaat bagi SEO. Jaga agar label tetap akurat, ringkas, dan fokus pada konten halaman . Dengan cara ini Anda akan membuat platform yang mudah dinavigasi bagi pengunjung.
Meninjau dan Menghapus Tautan Secara Teratur
Menghapus tautan yang tidak diperlukan secara rutin sangat penting untuk menjaga situs SharePoint Anda tetap sehat. Berikut hal yang perlu diingat saat meninjau dan menghapus tautan:
- Lihat apakah tautan tersebut masih relevan dan apakah ada anggota tim Anda yang menggunakannya.
- Cari tahu apakah tautan tersebut membawa Anda ke halaman yang rusak atau ketinggalan jaman, dan apakah ada sumber yang lebih baik.
- Tinjau tautan yang dibuat untuk hal-hal sementara, seperti pendaftaran acara dan penawaran yang sudah habis masa berlakunya.
- Singkirkan tautan duplikat yang mengarah ke konten yang sama; mereka mungkin membingungkan pengguna dan membuat situs Anda terlihat tidak rapi.
- Buat kategori untuk tautan Anda. Masukkan yang jarang digunakan ke dalam folder arsip.
- Gunakan alat pelacak tautan untuk memantau tautan mana yang paling banyak diakses oleh pengguna di situs Anda.
Ingat, tidak semua tautan perlu dihapus – hanya tautan yang tidak berguna atau diperlukan. Membersihkan situs SharePoint Anda akan meningkatkan efisiensi dan pengalaman pengguna.
Kiat Pro: Tetapkan Pemilik Situs untuk mengawasi perubahan atau pemeliharaan apa pun yang dilakukan pada SharePoint Links. Dengan cara ini, tidak ada yang terlupakan dan semuanya tetap teratur.
Dan ingat: memberi semua orang akses ke semua hal di SharePoint sama seperti membiarkan seluruh lingkungan Anda mengobrak-abrik laci pakaian dalam Anda!
Mempertahankan Izin yang Sesuai
Penting untuk memastikan pengguna hanya memiliki akses ke informasi yang diperlukan – siapkan grup dan tetapkan izin berdasarkan peran. Tinjau dan perbarui izin ini secara berkala saat karyawan datang dan pergi atau peran berubah. Pertimbangkan alat manajemen izin otomatis untuk mengurangi pembaruan manual.
Contoh klasik izin yang tidak tepat terjadi pada tahun 2014 ketika kontraktor Departemen Pertahanan AS membocorkan dokumen rahasia melalui situs SharePoint yang tidak aman.
Mempertahankan izin yang tepat sangat penting untuk keamanan data SharePoint. Ingatlah untuk meninjau dan memperbarui sesering mungkin , dan gunakan alat otomatis untuk menjaga perusahaan Anda aman dari kebocoran atau pelanggaran apa pun.
Kesimpulan dan Rekap Langkah-Langkah
SharePoint adalah alat hebat untuk bisnis! Hanya dengan beberapa klik, Anda bisa dengan mudah membuat tautan SharePoint. Berikut ini pengingat tentang cara melakukannya:
- Kunjungi situs SharePoint Anda.
- Pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Klik Bagikan di sudut kanan atas.
- Salin tautannya dan bagikan dengan kolega atau rekan satu tim melalui email atau aplikasi perpesanan.
Jangan lupa – Anda dapat menyesuaikan izin untuk masing-masing file dan folder. Namun yang terbaik adalah menggunakan praktik keamanan terbaik.
Ingatlah bahwa mengambil tindakan kontrol akses yang tepat dapat membantu melindungi data Anda. Sebelum Anda membagikan tautan, evaluasi dan analisis persyaratan akses.
Membuat tautan SharePoint membantu komunikasi dalam organisasi. Hal ini akan meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Jangan biarkan rasa takut ketinggalan menghentikan Anda menggunakan alat ini. Mulailah membuat tautan tersebut dan bantu tingkatkan kolaborasi antar tim.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa itu SharePoint?
SharePoint adalah platform kolaborasi dan manajemen dokumen berbasis web yang dikembangkan oleh Microsoft. Ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengelola situs, dokumen, perpustakaan, daftar, dan banyak lagi.
cara mengaktifkan keyboard nirkabel
2. Bagaimana cara membuat tautan SharePoint?
Untuk membuat tautan SharePoint, masuk ke dokumen atau file yang ingin Anda tautkan, klik elipsis (…) di sudut kanan atas, dan pilih Salin tautan dari menu tarik-turun. Anda kemudian dapat menempelkan tautan tersebut di mana pun Anda inginkan.
3. Dapatkah saya mengkustomisasi tautan SharePoint?
Ya, Anda bisa mengkustomisasi tautan SharePoint dengan mengklik tombol Pengaturan di sebelah tautan yang Anda salin, dan memilih Pengaturan dari menu drop-down. Dari sana, Anda dapat memilih untuk mengizinkan pengeditan, menetapkan tanggal kedaluwarsa, dan banyak lagi.
4. Bagaimana cara membagikan tautan SharePoint?
Untuk berbagi tautan SharePoint, cukup salin tautan seperti dijelaskan di atas dan kirimkan ke orang yang ingin Anda bagikan. Anda juga dapat membagikan tautan melalui email, Microsoft Teams, atau alat kolaborasi lainnya.
5. Apakah mungkin untuk mencabut tautan SharePoint?
Ya, Anda bisa mencabut tautan SharePoint dengan masuk ke menu Pengaturan untuk tautan tersebut dan memilih Ubah izin tautan. Dari sana, Anda dapat menghapus akses untuk orang atau grup tertentu, atau bahkan mengubah tautan sehingga tidak dapat diakses lagi.
6. Bagaimana cara mengelola tautan SharePoint?
Anda bisa mengelola tautan SharePoint dengan masuk ke bagian Tautan di situs SharePoint Anda. Dari sana, Anda dapat melihat semua tautan yang Anda buat, mengedit pengaturannya, dan bahkan menghapusnya jika perlu.
