Ikhtisar Alur Kerja SharePoint
Alur kerja SharePoint dapat menyederhanakan proses bisnis dengan otomatisasi. Ini membantu melacak prosedur, mengelola sumber daya, dan mentransfer pengetahuan. Alur kerja yang telah dibuat sebelumnya seperti proses persetujuan dan manajemen permintaan tersedia. Namun menyesuaikan alur kerja dengan Power Automate dapat membantu organisasi memaksimalkan manfaatnya.
Untuk membuat alur kerja di SharePoint:
- Buka situs tempat Anda ingin menambahkan alur kerja.
- Navigasikan ke halaman pengaturan situs.
- Pilih 'fitur situs' dari menu 'tindakan situs'.
- Klik 'Buat Alur Kerja di desainer SharePoint'.
Desainer SharePoint memungkinkan Anda menyesuaikan aspek alur kerja secara visual. Awasi kondisi yang memulai alur kerja dan tetapkan tugas kepada individu yang bertanggung jawab. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari otomatisasi, gunakan templat Power Automate untuk menyederhanakan proses.
Permudah alur kerja dengan tips pengaturan SharePoint ini!
Menyiapkan Alur Kerja di SharePoint
Untuk menyiapkan alur kerja di SharePoint dengan tujuan yang ditentukan dan proses serta peserta yang teridentifikasi, Anda perlu mengikuti langkah-langkah yang benar. Di bagian ini, kita akan membahas secara singkat sub-bagian dalam menentukan tujuan alur kerja, mengidentifikasi proses dan peserta, merancang langkah dan tindakan alur kerja, dan membuat templat alur kerja. Langkah-langkah ini akan memberikan solusi komprehensif untuk membuat alur kerja di SharePoint.
Mendefinisikan Tujuan Alur Kerja
Untuk memastikan keberhasilan dalam Bagikan Poin , tujuan harus didefinisikan dengan jelas. Sasaran harus realistis dan fokus pada kebutuhan organisasi. Libatkan pengguna akhir sejak awal dalam menentukan KPI atau ukuran keberhasilan lainnya. Selain itu, keselamatan dan keamanan harus diperhitungkan.
Kiat Pro: Pastikan semua pemangku kepentingan terlibat dalam menetapkan tujuan untuk mendapatkan dukungan dan menjaga semua orang pada jalurnya. Semarakkan alur kerja detektif dengan bekerja Bagikan Poin !
Mengidentifikasi Proses dan Peserta
Identifikasi proses dan peserta agar alur kerja Anda berjalan lancar di SharePoint. Tentukan langkah-langkah yang diperlukan dan siapa yang akan menjadi bagian dari setiap tahap. Komunikasi yang baik dengan semua pihak yang terlibat akan membuat proses menjadi lebih baik, mengurangi kesalahan dan menciptakan akuntabilitas.
Langkah-langkah penting untuk mencapai hal ini:
- Tetapkan peran dan tanggung jawab.
- Libatkan pemangku kepentingan agar semua orang mengetahui tugasnya dan dapat berkontribusi.
- Siapkan kerangka kerja untuk melacak pencapaian dan mengukur kemajuan.
Tinjau alur kerja secara teratur. Validasi proses dan cari peluang perbaikan. Ulasan supervisor menunjukkan transparansi antar karyawan.
Untuk kesuksesan:
- Mengenali proses dan peserta
- Tetapkan peran dan tanggung jawab
- Lacak pencapaian dan melibatkan pemangku kepentingan dalam membuat dan meninjau proses
Dapatkan urutan tindakan yang sempurna dengan panduan langkah demi langkah.
Merancang Langkah dan Tindakan Alur Kerja
Saat merancang alur kerja, menentukan tujuan dan menentukan hasil yang diinginkan . Kemudian identifikasi tugas-tugas individual dan siapa yang akan bertanggung jawab atasnya. Uraikan persetujuan, tinjauan, dan pemberitahuan di setiap langkah. Bangun dan uji alur kerja .
Ingatlah itu sumber daya, jadwal, dan risiko semuanya mempengaruhi desain. Kami membantu klien dengan proses manual yang tidak efisien di departemen akuntansi mereka dengan menciptakan alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Hal ini menghemat waktu dan uang, dengan peningkatan akurasi di setiap tahap – sehingga menghemat ribuan dolar per tahun! Jadi, mari mulai berorganisasi – inilah saatnya menjadi ahli alur kerja!
Membuat Templat Alur Kerja
Membuat templat alur kerja adalah hal yang harus diketahui oleh setiap admin SharePoint. Ini mengotomatiskan proses, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. Inilah yang harus dilakukan:
perhitungan hari kerja excel
- Buka Tindakan Situs> Pengaturan Situs> Templat Situs.
- Klik Buat dari Templat Situs yang Ada dan pilih Proses Alur Kerja.
- Isi detail seperti Nama, Deskripsi, dan Nama Grup. Lalu klik Oke.
- Sesuaikan templat dengan menambahkan ketentuan atau tindakan.
- Publikasikan template dan gunakan di beberapa situs.
Perlu diingat, membuat templat alur kerja memerlukan pemahaman teknis SharePoint Designer atau Visual Studio . Namun, ada banyak sumber daya daring yang berisi panduan langkah demi langkah.
SharePoint juga memiliki fitur hebat yang memungkinkan pengguna melakukannya melacak perubahan dokumen . Ketika versi baru file disimpan di perpustakaan atau daftar yang disetujui, a Pemberitahuan pembaruan email Templat Alur Kerja dikirim ke pengguna yang dipilih.
Pada tahun 2013, Microsoft semakin mempermudah penerapan proses otomatis Alur Kerja yang Dapat Digunakan Kembali . Hal ini membuat pembuatan templat alur kerja lebih terukur dan mengurangi tugas bagi admin.
Memulai alur kerja di SharePoint seperti menjalankan tugas otomatis dengan mesin yang diminyaki dengan baik!
Memulai Alur Kerja di SharePoint
Untuk memulai alur kerja di SharePoint dengan subbagian peluncuran, pemantauan dan pelacakan kemajuan, serta penanganan pengecualian dan kesalahan, ikuti langkah-langkah berikut. Pertama, luncurkan alur kerja menggunakan opsi menu SharePoint. Setelah diluncurkan, pantau kemajuannya menggunakan fitur pemantauan dan pelacakan. Terakhir, bersiaplah untuk menangani pengecualian atau kesalahan apa pun yang mungkin timbul selama proses tersebut.
Meluncurkan Alur Kerja
Meluncurkan Alur Kerja di SharePoint adalah cara mudah untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan! Berikut adalah 5 langkah sederhana untuk Anda mulai:
- Buka situs SharePoint tempat Alur Kerja harus diluncurkan
- Masuk ke daftar atau perpustakaan yang berisi dokumen-dokumen yang akan dikerjakan
- Klik 'Alur Kerja' dari menu pita dan kemudian 'Tambahkan Alur Kerja'
- Pilih templat, sesuaikan, dan konfigurasikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda
- Tinjau pengaturannya dan klik 'Selesai' setelah selesai
SharePoint menonjol karena kemampuannya menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan kebutuhan bisnis yang unik! Selain itu, pengguna non-teknis dapat dengan mudah meluncurkan Alur Kerja dengan fitur yang mudah digunakan.
Pengenalan Alur Kerja ke SharePoint telah merevolusi cara bisnis beroperasi . Integrasi ini telah organisasi yang diberi wewenang untuk mengambil kendali proses mereka, sehingga menghasilkan produktivitas yang lebih baik dan keuntungan yang lebih baik. Mengotomatiskan tugas juga membebaskan karyawan untuk fokus pada fungsi bisnis inti, sehingga menghasilkan hasil yang lebih baik. Mengabaikan kemajuan alur kerja seperti mengemudi dengan penutup mata – ini adalah resep bencana!
Memantau dan Melacak Kemajuan Alur Kerja
Penting untuk memperhatikan alur kerja SharePoint Anda dengan cermat untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Jangan biarkan tugas atau tenggat waktu berlalu begitu saja dan memperlambat prosesnya. Cobalah tips berikut untuk memantau dan melacak kemajuan alur kerja:
- Dapatkan pemberitahuan email ketika tugas diberikan atau selesai.
- Lihatlah Daftar Tugas Alur Kerja untuk tugas yang diberikan dan statusnya.
- Sesuaikan tampilan di SharePoint untuk melacak tugas dengan filter.
- Buat dasbor dengan KPI, seperti tingkat penyelesaian, tingkat keterlambatan, dll.
- Ekspor data dari daftar SharePoint ke CSV untuk analisis lebih lanjut.
Selain itu, periksa riwayat alur kerja untuk memahami bagaimana setiap gerakan memengaruhi proses. Dengan pemantauan real-time, Anda dapat menemukan masalah atau hambatan dengan cepat. Ingatlah tips berikut ini saat Anda memulai alur kerja baru di SharePoint.
Dilaporkan bahwa Microsoft SharePoint digunakan oleh sebagian besar bisnis di Amerika . Masalah alur kerja bisa menjadi kendala – namun Anda bisa mengatasinya dengan penanganan yang tepat!
Menangani Pengecualian dan Kesalahan Alur Kerja
Ketika pengecualian dan kesalahan alur kerja muncul, metode yang cepat dan strategis sangat penting untuk efisiensi proses. Ini sebuah Panduan 6 langkah untuk mengelolanya :
- Periksa laporan status alur kerja untuk mengidentifikasi sumber masalahnya.
- Jeda alur kerja jika perlu dilakukan perubahan.
- Edit alur kerja untuk memperbaiki masalah apa pun.
- Mulai ulang alur kerja yang diubah untuk melihat apakah alur kerja berjalan lancar.
- Periksa log yang baru dibuat jika masih ada masalah.
- Cari bantuan dari tim dukungan TI jika tidak ada yang berhasil, atau pertimbangkan untuk kembali ke versi alur kerja sebelumnya.
Bahkan beberapa pengecualian atau kesalahan dapat terakumulasi seiring berjalannya waktu dan menyebabkan penundaan. Jadi, pemahaman mendetail tentang setiap masalah adalah kunci untuk menguranginya.
Tim Microsoft menghadapi masalah dalam alur kerja mereka beberapa tahun lalu. Mereka mengidentifikasi thread yang rusak dari waktu ke waktu sebagai sumbernya. Mereka menggunakan teknik yang mirip dengan di atas dan memecahkan masalah tersebut. Dengan memahami masalah ini dan mengambil tindakan cepat, kita dapat menghemat waktu dan memastikan akurasi yang lebih baik.
Siap untuk mengkustomisasi alur kerja SharePoint? Kenakan power suit Anda dan mulai berbisnis!
Menyesuaikan Alur Kerja di SharePoint
Untuk mengkustomisasi alur kerja di SharePoint dengan mudah, menggunakan desainer visual, memperluas alur kerja dengan desainer SharePoint, dan mengintegrasikan alur kerja dengan aplikasi pihak ketiga adalah solusi untuk Anda. Sub-bagian ini akan membantu Anda dalam penyesuaian alur kerja, memberi Anda kemampuan untuk memperluas alur kerja dan menghubungkannya dengan aplikasi lain untuk efisiensi yang lebih baik tanpa kerumitan apa pun.
Menggunakan Desainer Visual untuk Kustomisasi Alur Kerja
Visual Designer di SharePoint memungkinkan Anda mengkustomisasi alur kerja untuk mengotomatiskan proses bisnis. Ia menawarkan fitur seret dan lepas untuk menambahkan tindakan, kondisi, dan loop. Anda dapat menyesuaikan alur kerja standar atau membuat alur kerja Anda sendiri sepenuhnya.
Kustomisasi memungkinkan bisnis untuk memenuhi kebutuhan unik mereka. Anda dapat membuat formulir tugas khusus dengan InfoPath atau formulir HTML , memberikan kontrol lebih besar atas masukan pengguna. Plus, notifikasi email dapat diatur untuk penyelesaian proses.
Microsoft juga mengizinkan integrasi layanan pihak ketiga seperti Sistem Dropbox atau CRM seperti Salesforce melalui tindakan kustom. Bagikan Poin REST API menyediakan kemampuan untuk merancang tindakan kustom untuk mendapatkan data dari sumber eksternal.
Kiat Pro: Menyesuaikan alur kerja adalah kunci untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan meningkatkan produktivitas dengan mengotomatiskan tugas yang berulang. Pastikan untuk menguji alur kerja Anda selama tahap pengembangan, untuk menghindari kesalahan apa pun di lingkungan produksi.
Kenakan jubah Anda dan buka kekuatan supernya Desainer SharePoint – Ini adalah pilihan Anda untuk meningkatkan alur kerja.
Memperluas Alur Kerja dengan SharePoint Designer
Menyesuaikan alur kerja di SharePoint? Mudah dilakukan dengan Desainer SharePoint ! Alat ini memperluas alur kerja yang telah dibuat sebelumnya dan memungkinkan Anda membuat proses khusus yang sesuai dengan bisnis Anda. Untuk mengubah alur kerja yang ada, cukup buka program dan pilih salah satu yang ingin Anda ubah. Gunakan alat drag-and-drop visual atau tampilan kode untuk menambah dan menghapus tahapan. Selain itu, tambahkan tindakan seperti email atau tugas, dan kondisi yang memerlukan masukan pengguna atau hasil tertentu.
Selain itu, dengan SharePoint Designer, Anda bisa membuat alur kerja kustom dari awal. Ini mencakup templat untuk proses bisnis umum seperti persetujuan dokumen atau laporan pengeluaran. Sesuaikan templat ini agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan templat tersebut akan secara otomatis menghasilkan email dan penetapan tugas dari masukan pengguna.
Kiat Pro: Untuk tips dan dukungan tambahan dalam menyesuaikan alur kerja, lihat tutorial online dan komunitas yang didedikasikan untuk SharePoint Designer. Siapa yang butuh teman jika Anda bisa mengintegrasikan alur kerja Anda dengan aplikasi pihak ketiga?!
Mengintegrasikan Alur Kerja dengan Aplikasi Pihak Ketiga
Selain konektor standar, ada aplikasi yang menyediakan gratis atau berbayar 'alur kerja' untuk memperluas & mengotomatiskan proses. Misalnya, Konektor DocuSign dapat digunakan untuk merutekan kontrak secara otomatis untuk ditandatangani antara orang yang berbeda, menggunakan pustaka & daftar SharePoint.
Memilih aplikasi pihak ketiga untuk integrasi? Hal yang perlu dipertimbangkan: skalabilitas, efektivitas biaya & kemudahan penggunaan. Lebih suka yang dengan ekosistem aktif & pembaruan rutin .
cara menulis hati
Merancang & mengelola alur kerja? Itu seperti menggembala kucing . Kecuali kucing sebenarnya adalah rekan kerja dengan pendapat berbeda-beda.
Praktik Terbaik untuk Desain dan Manajemen Alur Kerja
Untuk memastikan fleksibilitas dan skalabilitas, menerapkan keamanan dan izin, serta mempertahankan performa dan pengoptimalan alur kerja saat membuat alur kerja di SharePoint. Ini adalah beberapa pertimbangan penting yang harus Anda ingat saat merancang dan mengelola alur kerja. Di bagian ini, kita akan membahas praktik terbaik untuk desain dan manajemen alur kerja, dan mengeksplorasi manfaat dari masing-masing sub-bagian secara singkat.
Memastikan Fleksibilitas dan Skalabilitas
Fleksibilitas dan skalabilitas adalah kunci dalam desain dan manajemen alur kerja. Sistem harus mampu beradaptasi terhadap perubahan beban kerja, proses, dan teknologi. Alur kerja modular memecah tugas-tugas kompleks menjadi komponen-komponen yang lebih kecil agar lebih mudah untuk ditambahkan, dihapus, atau dimodifikasi. Otomatisasi juga penting untuk skalabilitas. Solusi berbasis cloud dapat menyediakan sumber daya komputasi sesuai permintaan. Untuk mengoptimalkan efisiensi, tinjau dan pantau metrik kinerja. Lebih 40% perusahaan akan mengadopsi perangkat lunak RPA pada tahun 2023 – menekankan perlunya otomatisasi dalam desain alur kerja. Ingat – itu sistem keamanan terbaik sangat rumit sehingga Anda tidak dapat mengingat kata sandi Anda!
Menerapkan Keamanan dan Izin
Keamanan dan izin adalah kunci untuk desain dan jalannya alur kerja yang baik. Untuk melindungi informasi, penting untuk menyiapkan langkah-langkah keamanan yang melindungi data sensitif dan menghentikan akses tidak sah. Berikut 6 langkah untuk membantu Anda menerapkan keamanan dan izin dengan benar:
- Lokasi data sensitif : Mulailah dengan mencari semua info yang memerlukan perlindungan. Ini dapat mencakup informasi keuangan atau data pelanggan.
- Mencari tahu tingkat akses : Putuskan kelompok pengguna mana yang memerlukan kontrol penuh atas jenis data tertentu, dan kelompok mana yang hanya memerlukan akses terbatas.
- Membuat izin berdasarkan peran : Tetapkan peran untuk setiap grup pengguna, putuskan apa yang dapat mereka lakukan dalam sistem alur kerja.
- Menerapkan kebijakan kata sandi : Pastikan semua pengguna memiliki kata sandi aman yang memenuhi persyaratan, seperti string alfanumerik atau karakter khusus.
- Membuat aturan untuk berbagi file : Buat pedoman yang jelas untuk berbagi file dalam organisasi Anda. Putuskan siapa yang dapat berbagi dokumen, dan cara membatasi berbagi file berdasarkan wilayah, zona waktu, dll.
- Menggunakan log aktivitas : Melacak semua tindakan alur kerja yang dilakukan oleh pengguna melalui log atau audit, sehingga Anda dapat meninjau aktivitas jika ada sesuatu yang salah atau jika terjadi sesuatu yang buruk.
Penting juga untuk memberikan pelatihan kepada anggota tim tentang protokol keamanan terbaik. Ajari mereka cara mengenali potensi masalah seperti email phishing, unduhan berbahaya, perubahan kata sandi secara rutin, dll.
Terakhir – proses persetujuan harus didefinisikan dengan baik. Penting untuk memiliki pedoman kepemimpinan yang ketat seiring dengan meningkatnya persetujuan – hal ini dapat mencegah seseorang yang memiliki niat buruk untuk melanggar protokol karena adanya celah.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat melindungi data sensitif mereka dan meningkatkan akuntabilitas. Bahkan desain alur kerja terbaik pun tidak dapat menggantikan manajer yang percaya bahwa 'manajemen mikro' adalah sinonim dari 'kepemimpinan efektif'.
Mempertahankan Kinerja dan Optimasi Alur Kerja.
Untuk menjaga kinerja dan optimalisasi, analisis dan peningkatan proses harus dilakukan secara berkala . Tentukan dan pantau Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk menemukan hambatan apa pun. Alat otomatisasi dan prosedur standarisasi juga dapat membantu.
Komunikasi dan kolaborasi antar anggota tim sangatlah penting . Sesi pelatihan harus dilakukan agar orang mengetahui peran mereka dan perubahan baru apa pun pada alur kerja. Umpan balik dari pelanggan atau klien harus disertakan dalam pengoptimalan alur kerja. Ini membantu menyesuaikan alur kerja untuk melayani mereka dengan lebih baik.
McKinsey & Perusahaan Studi menunjukkan bahwa mengoptimalkan alur kerja dapat membawa manfaat produktivitas meningkat sebesar 30% .
Pertanyaan yang Sering Diajukan
T: Apa yang dimaksud dengan alur kerja di SharePoint?
J: Alur kerja di SharePoint adalah serangkaian langkah otomatis yang membantu menyederhanakan proses dan tugas bisnis. Biasanya melibatkan perpindahan dokumen, tugas, atau item antara pengguna atau grup untuk disetujui, ditinjau, atau diedit.
T: Bagaimana cara membuat alur kerja di SharePoint?
J: Untuk membuat alur kerja di SharePoint, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi proses bisnis atau tugas yang ingin Anda otomatisasi. Lalu, gunakan SharePoint Designer atau Microsoft Power Automate untuk membuat alur kerja kustom yang memenuhi kebutuhan Anda.
T: Apa itu Desainer SharePoint?
J: SharePoint Designer adalah alat gratis dari Microsoft yang memungkinkan Anda mengkustomisasi dan membuat alur kerja dalam SharePoint. Ini menawarkan serangkaian tindakan dan ketentuan yang memungkinkan Anda membangun alur kerja kompleks yang mengotomatiskan proses dan tugas bisnis Anda.
T: Apa itu Microsoft Power Automate?
J: Microsoft Power Automate adalah alat berbasis cloud yang memungkinkan Anda membuat alur kerja otomatis antara SharePoint dan aplikasi lain. Ia menawarkan serangkaian templat dan konektor yang menyederhanakan proses pembuatan alur kerja kustom.
T: Bagaimana cara menguji dan men-debug alur kerja SharePoint saya?
J: SharePoint Designer dan Microsoft Power Automate menawarkan alat pengujian dan debugging yang memungkinkan Anda menjalankan dan memecahkan masalah alur kerja Anda. Anda juga dapat menggunakan fitur pembuatan log bawaan SharePoint untuk melacak status alur kerja Anda dan mengidentifikasi masalah apa pun.
T: Apakah ada praktik terbaik untuk membuat alur kerja SharePoint?
J: Ya, ada beberapa praktik terbaik yang harus diikuti saat membuat alur kerja SharePoint, termasuk menentukan tujuan yang jelas, menggunakan nama deskriptif untuk tindakan alur kerja Anda, menggabungkan penanganan kesalahan dan jalur eskalasi, menguji dan menyempurnakan alur kerja Anda, dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan telah dilatih tentang kegunaan dan manfaatnya.
