Ketika saya pertama kali mulai bekerja di dunia korporat, ada istilah yang sering saya perhatikan: BizOps .
Apa sih BizOps itu?? Dan mengapa ada departemen yang lengkap untuk itu? Apa yang mereka lakukan??
Itu adalah sebuah misteri yang pada akhirnya harus saya cari tahu agar tidak terlihat bodoh seperti saya di hadapan rekan-rekan saya.
Bagi Anda di luar sana yang mengalami kesulitan yang sama, BizOps adalah kependekan dari operasi bisnis, dan keduanya sangat penting bagi bisnis.
Biarkan saya memandu Anda melewatinya.
Apa itu operasi bisnis?
Operasional bisnis memiliki cakupan yang cukup luas. Pada dasarnya, ini melibatkan setiap bagian dari bisnis yang menjaganya tetap berjalan dan menghasilkan keuntungan.
Tugas sehari-hari itulah yang membuat semuanya berjalan lancar. Tidak ada pendekatan yang universal dalam menjalankan bisnis karena setiap perusahaan berbeda.
Ini akan terlihat sangat berbeda antara a perusahaan keuangan dan perusahaan manufaktur, misalnya. Bahkan akan terlihat berbeda antar pengecer jika mereka melakukannya secara fisik atau online.
Tapi jangan khawatir. Dasar-dasar operasi bisnis bersifat universal, jadi mari kita bahas tentangnya.
Elemen operasi bisnis
Ada empat elemen yang membentuk operasi bisnis yang tidak berubah dari satu industri ke industri lainnya. Sederhananya diadaptasi dengan cara mereka sendiri yang unik .
Lokasi
Semua perusahaan baru harus memilih lokasi di mana mereka akan beroperasi. Entah itu di daerah terpencil, gedung bertingkat di pusat kota, atau pabrik di pedesaan, pentingnya keputusan tersebut tetap sama.
Dan keputusan itu, percaya atau tidak, adalah bagian dari operasi bisnis. Ini mempengaruhi segalanya mulai dari:
cara mengetik aksen spanyol windows 10
- Kumpulan pelanggan yang tersedia
- Penyimpanan fisik
- Tata letak perusahaan
- Parkir karyawan
Ini pada dasarnya adalah landasan paling dasar dari operasi bisnis Anda.
Bagaimana Anda mengharapkan operasional berjalan lancar jika Anda memiliki ratusan karyawan yang mencari tempat parkir setiap hari? Atau tidak cukup ruang untuk menyimpan dokumen dan produk?
Mereka tidak akan melakukannya.
Teknologi
Teknologi adalah bagian besar dari operasi bisnis. Dan itu mencakup segala sesuatu mulai dari peralatan pabrik hingga perangkat lunak pelacakan inventaris. Secara harfiah, teknologi apa pun yang Anda gunakan untuk menjalankan perusahaan Anda adalah bagian dari operasi bisnis.
Penting untuk memahami teknologi apa yang penting untuk menyederhanakan operasi dan selalu mengikuti perkembangan teknologi. Dengan begitu, Anda selalu bisa tetap kompetitif.
Karyawan
Anda bukan apa-apa tanpa karyawan Anda. Landasan bisnis apa pun adalah mencari tahu karyawan apa yang Anda butuhkan, berapa banyak, dan apakah mereka harus bekerja penuh waktu, paruh waktu, atau kontrak.
Kunci dari operasional bisnis yang baik adalah membangun sumber daya manusia yang seimbang. Anda harus menemukan titik terbaik dalam memiliki karyawan yang cukup untuk menjaga operasi berjalan lancar tanpa mempekerjakan mereka secara berlebihan atau membebani mereka secara berlebihan.
Ini tidak mudah, namun hal ini benar-benar dapat mengubah keadaan bisnis.
Proses
Yang terakhir, proses. Mengingat perusahaan tempat saya bekerja bernama Process Street, dapat dikatakan bahwa ini adalah favorit.
Proses Anda adalah tugas berulang yang membuat bisnis tetap bertahan. Ini adalah hal-hal seperti:
- Orientasi karyawan
- Faktur
- Riset pasar
- Pengerahan
- Mengajukan keluhan pelanggan
- Memproduksi suatu produk
Anda mendapatkan gambarannya. Proses sehari-hari yang lebih kecil ini penting untuk menjalankan bisnis yang sukses, namun hanya jika dilakukan dengan baik.
Ada yang berpendapat bahwa ini adalah aspek terpenting dalam operasional bisnis karena inilah yang membuat segala sesuatunya terus berjalan. Jika Anda kesulitan meningkatkan operasi bisnis Anda, sebaiknya mulai dengan memeriksa proses Anda untuk menemukan inefisiensi.
Contoh operasi bisnis
Unsur-unsur operasi bisnis itu baik, tapi bagaimana praktiknya? Berikut beberapa contohnya:
Sumber daya manusia
HR bertanggung jawab atas semua operasi yang berkaitan dengan siklus hidup karyawan, termasuk:
- Pengerahan
- Orientasi
- Manajemen kinerja
- Keluar dari pesawat
Dan segala sesuatu di antaranya.
Jika tim SDM tidak dapat mengoptimalkan operasi ini, hal ini dapat menimbulkan konsekuensi besar bagi kumpulan talenta perusahaan. Orientasi yang baik berpotensi meningkatkan retensi karyawan sebanyak 82%. Itu penting!
Untuk mengoptimalkan operasi SDM, tugas sehari-hari mungkin mencakup hal-hal seperti mencari cara untuk meningkatkan kepuasan karyawan dan menciptakan proses orientasi baru. Meski berbeda, keduanya penting untuk operasional bisnis.
Pemasaran
Anda tidak bisa menjual sesuatu tanpa pemasaran, bukan? Semua proses berulang yang harus dilakukan tim pemasaran Anda untuk menyebarkan berita tentang produk atau layanan Anda berada di bawah payung operasi bisnis.
Namun saya tidak hanya berbicara tentang kampanye mencolok yang mereka buat atau postingan ramah SEO yang mereka tulis. Saya juga berbicara tentang bagian backend pemasaran. Karena proses yang mapan untuk menyetujui materi pemasaran sama pentingnya dengan materi itu sendiri. Operasi berjalan lebih lancar ketika ada persetujuan dan akuntabilitas.
Pemasar juga bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi pasar yang telah diteliti dengan baik, sebuah tugas sehari-hari yang dapat membuat perbedaan besar terhadap keuntungan perusahaan. Jadi, jika tidak dilakukan dengan baik, biayanya bisa lebih mahal daripada manfaatnya.
Penjualan
Operasi bisnis dalam penjualan adalah tentang memastikan tim penjualan memiliki jumlah waktu maksimum dalam sehari untuk mencoba dan melakukan penjualan.
Jika perwakilan penjualan harus menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencatat informasi atau menyusun strategi penjualan, maka ini adalah contoh operasi bisnis yang buruk.
Namun memastikan semua proses yang terjadi di balik layar rapat penjualan dan panggilan dingin berjalan lancar berarti perwakilan Anda dapat menghabiskan waktu sebanyak mungkin dengan pelanggan untuk membangun hubungan dan mengunci penjualan. Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan keuntungan dan merupakan contoh operasi bisnis yang baik.
Untuk mencapai hal tersebut, Anda mungkin ingin mempertimbangkan hal-hal seperti alur kerja otomatis untuk menghemat waktu tim penjualan Anda. Hal ini terkait dengan penggunaan teknologi untuk meningkatkan operasi bisnis Anda.
Keuangan
Ini mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan perusahaan, serta pengambilan keputusan keuangan.
Ini mungkin yang paling sensitif karena satu kesalahan bisa menghancurkan bisnis selamanya. Untuk operasional bisnis ini, yang terpenting bukanlah pengoperasian yang efisien, melainkan pengoperasian yang benar.
Oleh karena itu, tugas sehari-hari mereka mencakup hal-hal seperti:
- Menciptakan strategi investasi
- Mengelola transaksi
- Melakukan penggajian
- Membuat laporan keuangan
- Audit
Seperti halnya pemasaran, semua proses yang tercantum di atas harus dilengkapi dengan sub-proses yang menyetujui masing-masing proses untuk menghindari kesalahan. Tanpanya, hanya masalah waktu sebelum seseorang melakukan kesalahan yang merugikan banyak waktu dan uang perusahaan.
Produk
Dari lima contoh kami, contoh ini adalah yang terluas karena mencakup segala hal mulai dari pembuatan produk aktual hingga tim produk.
Tujuan operasi yang berkaitan dengan produk adalah untuk memastikan tim produk memiliki semua informasi yang mereka perlukan (anggaran, pelaporan, dll.) untuk menghasilkan perbaikan pada produk berdasarkan umpan balik pelanggan. Pada gilirannya, tim produk memaparkan perubahan ini kepada tim yang bertugas membuat produk.
Untuk mencapai hal ini, proses berulang harus ditetapkan untuk memastikan tim produk selalu mendapat informasi baru dari tim lain ketika informasi tersebut muncul. Tanpa hal tersebut, tim produk tidak dapat melakukan tugasnya dengan baik. Dan jika demikian, produk tidak dapat ditingkatkan, sehingga dapat merugikan penjualan.
Praktik terbaik operasi bisnis
Jika saat ini belum jelas, semua operasi bisnis saling berhubungan. Jika salah satu departemen gagal dalam menjalankan operasionalnya, hal ini dapat menimbulkan efek domino pada departemen lainnya. Itu sebabnya Anda perlu menerapkan praktik terbaik untuk operasi bisnis secara menyeluruh sehingga organisasi Anda dapat berfungsi seperti mesin yang berfungsi dengan baik.
Merampingkan proses
Operasi tidak ada artinya tanpa proses. Proses adalah landasan yang membentuk operasi yang baik. Jika Anda menyederhanakan proses, Anda secara otomatis menyederhanakan operasi Anda.
Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mewujudkan hal ini.
- Carilah inefisiensi dalam proses saat ini
- Analisis hasil
- Otomatiskan tugas berulang
- Dapatkan umpan balik karyawan
- Lakukan penyesuaian
Mengotomatiskan tugas-tugas berulang adalah hal yang besar karena menyelamatkan tim Anda dari melakukan pekerjaan kasar yang memakan banyak waktu. Waktu yang bisa mereka habiskan untuk tugas-tugas yang lebih bernilai tinggi.
Menggunakan perangkat lunak proses bisnis adalah cara terbaik untuk mengotomatiskan tugas-tugas tersebut dan mengurangi inefisiensi proses secara keseluruhan. Meskipun sebagian besar membutuhkan biaya, ini merupakan investasi yang berharga karena pada akhirnya menghemat lebih banyak uang daripada yang Anda keluarkan dengan meningkatkan keseluruhan operasi Anda.
Mengukur kinerja
Tentukan tujuan yang realistis dan terukur untuk bisnis Anda. Dengan melakukan ini, Anda dapat lebih mudah menganalisis kinerja. Ini juga memungkinkan Anda menentukan area spesifik yang memerlukan perbaikan. Departemen mana yang memperlambat operasionalnya dan mengapa?
Tujuan-tujuan ini harus spesifik. Jika tujuan Anda adalah menghasilkan lebih banyak keuntungan pada kuartal berikutnya, Anda tidak akan dapat mengukur banyak dari hal tersebut. Namun jika tujuan Anda adalah meningkatkan laba sebesar 10%, maka Anda dapat membagikan angka tersebut kepada karyawan Anda dan mereka tahu apa yang harus diupayakan.
Jika Anda tidak mencapai tujuan tersebut, Anda dapat pergi ke setiap departemen dan berbicara dengan mereka tentang operasi mereka untuk mencari tahu masalahnya.
Perhatikan tren
Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah stagnasi dalam operasional Anda. Keseluruhan sikap jika-tidak-rusak-jangan-perbaiki. Mungkin ini berlaku pada situasi tertentu, namun tidak pada operasional bisnis.
Tren dapat mencakup perubahan pasar dan industri, teknologi baru, undang-undang baru, dan perubahan ekonomi. Agar tetap kompetitif, Anda harus tetap menjadi yang terdepan dan terbuka untuk melakukan perubahan.
Kami menyebutnya kebijakan perbaikan berkelanjutan. Jangan pernah puas dan berpikir bahwa apa yang Anda lakukan sudah cukup baik. Selalu ada perbaikan yang bisa dilakukan. Perhatikan tren baru dan dengarkan masukan dari pelanggan dan karyawan Anda untuk memastikan Anda tidak menjadi yang berikutnya K-Mart .
Gunakan data untuk membuat keputusan
Terakhir, Anda perlu memercayai data dan menggunakannya untuk mengambil keputusan. Meskipun kita ingin mengambil keputusan berdasarkan perasaan atau hasil masa lalu, hal tersebut tidak selalu merupakan indikator terbaik tentang ke mana kita harus melangkah.
Sebagian besar perangkat lunak manajemen proses bisnis dilengkapi dengan fitur analitik dan pelaporan yang memungkinkan Anda melihat metrik dari semua proses yang digunakan. Itu adalah awal yang bagus ketika mencari data.
Di sinilah tren kembali berperan. Melihat hal-hal seperti inflasi, kebijakan lokal baru, dan jajak pendapat industri dapat memberi tahu Anda penyesuaian apa yang perlu Anda lakukan untuk meningkatkan operasional.
Gabungkan kedua kumpulan data tersebut, dan Anda tidak akan terhentikan!
Satu hal terakhir
Karena operasi bisnis adalah istilah yang luas, mungkin sulit mengetahui harus mulai dari mana jika Anda tertarik untuk memperbaikinya.
Jangan khawatir, lakukan semuanya selangkah demi selangkah. Anda cukup memulai dengan menuliskan semua proses berbeda yang digunakan di setiap departemen. Dari sana, Anda menemui kepala departemen dan mendapatkan informasi tentang bagaimana proses berjalan saat ini.
Setelah itu, akan mulai terlihat jelas area mana yang perlu Anda tingkatkan agar operasi bisnis dapat optimal. Jangan terintimidasi. Kamu bisa!
