Sebuah bisnis hanya dapat berfungsi secara maksimal dengan manajemen proses yang tepat. Tapi apa sebenarnya definisi manajemen proses?
Seiring dengan banyaknya bisnis yang beralih ke pekerjaan jarak jauh selama pandemi tahun 2020, banyak manajemen proses yang juga beralih ke digital. Ketika karyawan akhirnya kembali ke kantor mereka, manajemen proses telah menemukan tempat baru di cloud.
Dengan perubahan mendadak dan minat untuk menyempurnakan manajemen proses, ada baiknya kita menyelami lebih dalam apa sebenarnya manajemen proses itu. Dan sebagai perusahaan yang, sejujurnya, mendapat manfaat dari perubahan tersebut, kami mempunyai banyak pendapat mengenai masalah ini.
Dalam artikel ini kami akan mendefinisikan manajemen proses, membahas manfaat dan tantangannya, dan memberi Anda saran tentang cara menerapkannya ke dalam bisnis Anda.
Pada akhirnya, kami bahkan akan memberikan template gratis untuk membantu Anda memulai.
Definisi manajemen proses
Oke, jadi apa sebenarnya manajemen proses itu?
Manajemen proses – atau manajemen proses bisnis (BPM) – adalah teknik yang digunakan oleh organisasi untuk menganalisis, mengoptimalkan, memantau, dan mengendalikan berbagai proses bisnis.
pembuatan daftar distribusi pandangan
Dengan BPM, perusahaan dapat:
- Otomatiskan proses berulang agar selalu berjalan lancar
- Analisis proses masa lalu untuk melihat apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak
- Lacak metrik di berbagai proses
- Melakukan analisis risiko untuk memitigasi risiko di masa depan
- Ukur efisiensi menggunakan data sebelumnya
Mengapa repot-repot dengan manajemen proses?
BPM adalah sesuatu yang dibutuhkan setiap organisasi karena membantu Anda lebih memahami bisnis Anda.
Dengan menggunakan BPM, Anda dapat menganalisis seluruh proses bisnis Anda untuk menemukan ketidakefisienan dan menemukan solusi untuk memperbaiki dan mengoptimalkannya. Itu membuat operasi sehari-hari berjalan lebih lancar dan meningkatkan pengelolaan sumber daya.
Tapi itu hanyalah manfaat kecilnya.
Manfaat lain dari melakukan hal ini sangat besar. Tidak hanya menghemat waktu dan uang organisasi Anda, namun juga memungkinkan bisnis Anda merespons permintaan pelanggan dan pasar dengan lebih cepat.
Manfaat mendefinisikan manajemen proses dengan jelas
Memahami definisi BPM berarti Anda dapat membedakannya dengan lebih baik dari manajemen program dan proyek. Mengetahui perbedaan antara ketiga jenis proses tersebut berarti Anda akan dapat menggunakan semuanya secara efektif.
waktu tandang tim microsoft
Dengan BPM, penting untuk diingat bahwa ini untuk proses berulang dalam organisasi Anda. Ini umumnya merupakan proses yang berkelanjutan dalam bisnis dan tidak memiliki tujuan tertentu, seperti orientasi karyawan. Ini adalah faktor pembeda terbesarnya.
Manajemen proyek adalah pengiriman produk atau layanan tertentu. Ada awal dan akhir yang jelas. Proyek umumnya merupakan hal yang dilakukan sekali saja dan tidak terulang kembali, dan sebuah tim hanya dapat mengerjakan satu proyek dalam satu waktu.
Manajemen program berada di antara dua lainnya. Ini berkaitan dengan pengelolaan saling ketergantungan antara proyek yang berbeda. Seperti BPM, pengelolaan program pada umumnya berlangsung terus-menerus, namun tidak seperti BPM, manajemen program tidak menangani proses yang terkait dengan bisnis secara keseluruhan.
Manfaat menggunakan manajemen proses
Manajemen proses adalah aspek penting dari setiap operasi bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan manajemen proses:
Peningkatan efisiensi
Menerapkan manajemen proses memungkinkan organisasi untuk menyederhanakan operasi mereka, menghilangkan tugas-tugas yang berlebihan, dan meningkatkan produktivitas. Dengan proses yang jelas, karyawan dapat bekerja lebih efisien, sehingga menghemat waktu dan biaya.
Perbaikan terus-menerus
Dengan menggunakan manajemen proses, bisnis dapat terus memantau dan menilai proses mereka untuk mengidentifikasi area perbaikan. Hal ini memungkinkan mereka melakukan penyesuaian yang diperlukan, mengoptimalkan alur kerja, dan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan.
Layanan pelanggan yang ditingkatkan
Dengan peningkatan efisiensi dan proses yang disederhanakan, organisasi dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Proses seperti pemenuhan pesanan, penyelesaian keluhan, dan orientasi pelanggan dapat distandarisasi dan dijalankan secara konsisten, sehingga menghasilkan waktu respons yang lebih baik dan kepuasan pelanggan.
Penghematan biaya
Manajemen proses membantu mengidentifikasi kemacetan, redundansi, dan inefisiensi, sehingga memungkinkan bisnis mengoptimalkan alokasi sumber daya dan mengurangi biaya. Dengan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan mengotomatisasi proses manual, organisasi dapat mencapai penghematan biaya yang signifikan.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Manajemen proses memberi bisnis data dan wawasan real-time mengenai operasi mereka. Hal ini memungkinkan mereka mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat, sehingga menghasilkan hasil bisnis dan pencapaian tujuan strategis yang lebih baik.
Jenis manajemen proses
Manajemen proses dapat melakukan banyak hal untuk membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda, namun Anda harus memahami berbagai jenisnya untuk mengetahui mana yang terbaik bagi Anda.
Manajemen Proses Bisnis
Jenis manajemen proses ini berfokus pada peningkatan proses bisnis dan alur kerja di berbagai departemen atau fungsi dalam suatu organisasi. Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan proses, meningkatkan efisiensi, dan menyelaraskannya dengan tujuan strategis. Perangkat lunak manajemen proses bisnis adalah cara terbaik untuk membantu Anda menyiapkan sistem manajemen proses.
Manajemen proyek
Manajemen proyek melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek tertentu untuk mencapai tujuan tertentu dalam jangka waktu yang ditentukan. Hal ini memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi standar kualitas yang diinginkan.
Manajemen alur kerja
Manajemen alur kerja berfokus pada koordinasi dan optimalisasi tugas, aktivitas, dan persetujuan dalam proses yang ditentukan. Hal ini memastikan bahwa pekerjaan diarahkan secara efisien, tenggat waktu terpenuhi, dan semua langkah yang diperlukan telah diselesaikan.
Manajemen program
Manajemen program melibatkan pengelolaan beberapa proyek terkait sebagai upaya terkoordinasi untuk mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan pengawasan perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan berbagai proyek dan memastikan keselarasan mereka dengan tujuan strategis.
Otomatisasi proses robotik (RPA)
RPA melibatkan penggunaan robot atau bot perangkat lunak untuk mengotomatisasi tugas yang berulang dan berbasis aturan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan dengan mengurangi intervensi manual dan meminimalkan kesalahan.
Bagaimana mendidik tim Anda tentang definisi manajemen proses
Anggota tim lebih rentan terhadap perubahan daripada yang cenderung dihargai oleh banyak manajer. Namun, sering kali BPM dihadapkan pada sikap yang kaku dan lupa. Hanya ada sedikit perubahan.
Saat mendidik tim Anda tentang definisi manajemen proses, pendekatan Anda lebih penting daripada cara Anda mengungkapkan definisi tersebut. Tanyakan pada diri Anda ini:
- Mengapa saya ingin tim saya mengetahui definisi manajemen proses?
- Apa manfaat yang diperoleh tim dengan mengetahui definisinya?
- Apa ekspektasi saya terhadap tim setelah kita membahas BPM?
- Apakah saya menginginkan ide tim saya, atau saya hanya ingin mereka mengetahui apa itu BPM secara umum?
Jika Anda hanya ingin tim Anda mengetahui apa itu BPM, pendekatan Anda mungkin bukan pendekatan yang tepat.
Anggota tim Anda adalah orang-orang yang bekerja dengan proses yang sudah ada setiap hari, dan mereka mungkin sudah mengetahui apa yang dapat ditingkatkan. Saat Anda memperkenalkan manajemen proses ke tim Anda, itu harus menjadi cara bagi Anda untuk membuka jalur komunikasi dengan tim Anda.
Mereka seharusnya merasa nyaman untuk menyampaikan ide-ide mereka kepada Anda untuk meningkatkan proses mulai saat ini dan seterusnya. Ide-ide mereka harus selalu didengarkan.
Model manajemen proses bisnis ditentukan
Pemodelan manajemen proses bisnis adalah tindakan merepresentasikan proses organisasi sehingga dapat dianalisis, ditingkatkan, dan berpotensi diotomatisasi.
Ide keseluruhan dari model BPM adalah untuk memiliki representasi fisik dari suatu proses yang ditata sedemikian rupa sehingga masuk akal bagi siapa pun yang melihatnya, baik itu insinyur atau pemangku kepentingan. Anggap saja seperti peta pikiran.
Contoh model manajemen proses
Cara Anda memodelkan proses bisnis terserah Anda, namun ada beberapa model yang sudah mapan untuk membantu Anda memulai.
bagaimana cara menghapus halaman kosong di word
Diagram alur
Mungkin model yang paling terkenal, diagram alur sederhana dan mudah dibuat. Hanya dengan menggunakan berbagai bentuk yang dihubungkan dengan panah, Anda dapat dengan mudah mendemonstrasikan bagaimana bagian tertentu dari suatu proses mengalir ke bagian lain.
Ini umumnya bekerja paling baik untuk proses sederhana atau menyederhanakan proses yang lebih rumit.
Notasi Pemodelan Proses Bisnis
Gagasan Pemodelan Proses Bisnis (BPMN) memetakan proses bisnis menggunakan notasi grafis. Dibuat oleh Object Management Group (OMG), tujuan BPMN adalah membuat proses bisnis yang paling rumit sekalipun dapat dipahami oleh semua orang dalam tim, mulai dari pengembang perangkat lunak hingga analis bisnis.
Cara membuat BPMN gratis sebenarnya bisa Anda pelajari di situs web OMG jika ini adalah model yang ingin Anda gunakan.
Bagan Gantt
Bagan Gantt dibuat oleh insinyur mesin Amerika Henry Gantt dan telah ada selama lebih dari 100 tahun. Bagan ini paling baik digunakan untuk proses yang sensitif terhadap waktu karena menggunakan batang untuk melacak tenggat waktu tugas atau proyek tertentu.
Bagan Gantt bersifat berurutan dan sangat mudah dipahami. Ada alasan bagus mengapa mereka masih umum digunakan sampai sekarang.
Diagram aliran data
Diagram aliran data (DFD) memungkinkan Anda memvisualisasikan aliran data. DFD berfungsi seperti diagram alur tetapi umumnya memiliki kunci yang jauh lebih besar untuk membantu menjaga berbagai bentuk dan warna tetap jelas dan teratur.
Ini membantu Anda melihat bagaimana data mengalir dalam suatu proses dan juga antar proses. Umumnya lebih baik untuk tim Anda dan bukan untuk pemangku kepentingan karena bisa sedikit berbelit-belit tergantung pada seberapa banyak data yang diwakili.
cara memeriksa versi net framework cmd
Menerapkan sistem manajemen proses
Menerapkan sistem manajemen proses, bahkan untuk proses individual, tidak harus rumit. Cukup ikuti langkah-langkah ini:
Tentukan dengan jelas tujuan dan sasarannya
Hal ini akan memberikan landasan untuk mengidentifikasi proses-proses penting yang perlu dikelola dan ditingkatkan. Dengan memastikan keselarasan antara sistem manajemen proses dan strategi bisnis secara keseluruhan, organisasi dapat memprioritaskan upaya mereka dan membuat keputusan yang lebih baik mengenai optimalisasi proses.
Petakan proses yang ada
Hal ini melibatkan pendokumentasian langkah-langkah, masukan, keluaran, dan pemangku kepentingan yang terlibat dalam setiap proses. Latihan pemetaan proses memberikan representasi visual dari rangkaian kegiatan dan membantu mengidentifikasi potensi hambatan, inefisiensi, dan redundansi dalam proses.
Identifikasi peluang perbaikan
Hal ini dilakukan dengan mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan kinerja setiap proses. Indikator kinerja utama (KPI) dapat ditentukan untuk mengukur keberhasilan proses dan melacak kemajuan menuju tujuan perbaikan.
Optimalkan prosesnya
Perbaikan proses dapat dicapai melalui berbagai pendekatan, seperti:
- Menghilangkan langkah-langkah yang tidak diperlukan
- Mengotomatiskan tugas manual
- Mendefinisikan ulang peran dan tanggung jawab
- Menerapkan praktik terbaik dari standar industri
Dengan terus memantau dan menganalisis proses, organisasi dapat mengidentifikasi area optimalisasi dan menerapkan perubahan untuk mendorong efisiensi.
Tantangan dalam menerapkan sistem manajemen proses baru
Menerapkan sistem manajemen proses yang baru memiliki tantangan yang cukup berat. Berikut adalah beberapa hambatan umum yang mungkin dihadapi organisasi selama proses ini:
Bertahan untuk tidak berubah
Penerapan sistem manajemen proses yang baru sering kali memerlukan perubahan pola pikir dan perubahan alur kerja yang sudah ada. Penolakan terhadap perubahan dapat datang dari karyawan yang terbiasa dengan proses yang ada dan mungkin ragu untuk mengadopsi cara kerja yang baru.
Kurangnya dukungan
Keberhasilan implementasi sistem manajemen proses bergantung pada dukungan dan dukungan dari pemangku kepentingan utama. Jika pengambil keputusan dan pemimpin tidak sepenuhnya memahami manfaat atau melihat manfaat sistem, maka akan sulit untuk mendapatkan dukungan dan sumber daya yang diperlukan.
cara menghapus cache di laptop hp
Sumber daya yang terbatas
Menerapkan sistem baru memerlukan investasi dalam teknologi, pelatihan, dan sumber daya. Terbatasnya anggaran atau keterbatasan sumber daya dapat menimbulkan tantangan dalam hal pengadaan alat yang diperlukan dan mengalokasikan orang yang tepat untuk mendorong proses implementasi.
Manajemen data
Penerapan sistem manajemen proses sering kali melibatkan pengumpulan dan analisis data dalam jumlah besar. Mengelola dan mengatur data ini secara efektif dapat menjadi sebuah tantangan, terutama jika organisasi tidak memiliki proses pengelolaan data yang efisien.
Integrasi dengan sistem yang ada
Organisasi mungkin sudah memiliki sistem dan alat yang ada, dan mengintegrasikan sistem manajemen proses baru dengan sistem yang sudah ada bisa menjadi tugas yang rumit. Memastikan integrasi yang mulus dan aliran data yang lancar antar sistem yang berbeda dapat menimbulkan tantangan.
Templat manajemen proses
Lihat postingan blog kami tentang proses penting untuk tim HR. Terkadang lebih baik menerapkan BPM di tim HR terlebih dahulu, dan postingan ini berisi 60 template gratis untuk dicoba oleh tim Anda.
Jika Anda kesulitan memutuskan mana yang akan dicoba terlebih dahulu, saya sarankan yang ini:
Tampilkan alur kerja Templat Proses Orientasi Perekrutan Baru Klik di sini untuk menambahkan alur kerja ini ke alur kerja Anda akun Process Street gratis .Cara mengoptimalkan sistem manajemen proses Anda
Mengoptimalkan sistem manajemen proses Anda adalah tentang membangun sistem perbaikan berkelanjutan.
Perbaikan berkelanjutan berarti tidak pernah berhenti. Tidak ada Ini berfungsi dengan baik, biarkan saja apa adanya, melainkan sikap, Ini berfungsi dengan baik, tetapi adakah cara untuk menjadikannya lebih baik lagi?
Kami memiliki seluruh postingan blog yang berisi saran tentang cara menggunakan perbaikan berkelanjutan untuk mengoptimalkan proses jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut.
