Apa itu Proses? Panduan Tidak Membosankan untuk Orang Biasa

Prosesnya jauh lebih menarik daripada yang Anda bayangkan sebelumnya. Itu bukan lelucon - itu menarik, sumpah. Tapi apa itu proses?

Meskipun begitu didefinisikan sebagai kumpulan tugas kerja yang saling terkait yang dimulai sebagai respons terhadap suatu peristiwa yang mencapai hasil tertentu , ada sedikit latar belakang yang membantu kita mengatasi obat penenang perusahaan dan memahami apa itu proses, dan mengapa proses itu penting.

Pertama, beberapa contoh proses:

• Membersihkan toko
• Menemukan alamat email
• Menyebarkan perangkat lunak
• Profil pelanggan
• Orientasi karyawan baru
• Merencanakan pernikahan

Tetapi mengapa proses-proses itu terjadi? Mengapa itu bukan sekadar pekerjaan yang harus diselesaikan? Intinya adalah ketika Anda memformalkan suatu proses, Anda memikirkan alur kerja dengan mempertimbangkan produktivitas dan membuatnya lebih mudah untuk dijalankan dan dioptimalkan.

ekspor bookmark ke chrome

Proses bisnis pertama

Definisi proses bisnis yang paling awal diketahui berasal dari ekonom Skotlandia Adam Smith . Menguraikan idenya menjadi unsur-unsur yang paling sederhana, pada tahun 1776 ia dijelaskan sebuah proses bisnis yang diterapkan di pabrik pin teoretis, yang melibatkan 18 orang terpisah untuk membuat satu pin:

Yang satu mencabut kawat, yang lain meluruskannya, yang ketiga memotongnya, yang keempat mengarahkannya, yang kelima menggeseknya di bagian atas untuk menerima kepala: untuk membuat kepala memerlukan dua atau tiga operasi berbeda: untuk memasangnya adalah sebuah bisnis tertentu, memutihkan pin adalah hal lain… dan bisnis penting pembuatan pin, dengan cara ini, dibagi menjadi sekitar delapan belas operasi berbeda, yang di beberapa pabrik semuanya dilakukan oleh tangan yang berbeda, meskipun di pabrik lain kadang-kadang orang yang sama melakukannya. lakukan dua atau tiga di antaranya.

Mengapa kita harus peduli dengan berapa banyak orang yang diperlukan untuk membuat pin, atau berapa banyak langkah yang dilakukan dalam prosesnya? Nah, Smith menemukannya dengan menciptakan proses dan menugaskan langkah-langkah tersebut kepada masing-masing spesialis, produktivitas meningkat 24.000% .

Cara kerja pabrik pin abad ke-18, dan gambaran yang menginspirasi Adam Smith untuk menulis definisi pertama proses bisnis.

Menggunakan proses untuk bekerja 5 kali lebih cepat

Pembagian kerja diperlukan suatu proses karena tugas tidak lagi hanya ada di kepala satu orang.

Insinyur pin full-stack mungkin adalah orang yang baik dalam menulis prosesnya, namun tidak boleh menjalankannya sendirian dari awal hingga akhir — pekerjaan ini 240 kali lebih efisien bila dibagi di antara spesialis pin: orang yang memotong kabel pin sepanjang hari tidak terlalu bisa salah dibandingkan pengrajin ahli pin tunggal. Mari berhenti bicara tentang pin.

Pada suatu pagi musim dingin tahun 1907, Henry Ford membawa Charles E. Sorensen ke Pabrik Piquette Avenue , sebuah gedung kosong di Detroit yang kemudian menjadi tempat kelahiran mobil terjangkau pertama yang diproduksi secara massal di Amerika. Kami akan memulai pekerjaan yang benar-benar baru, katanya kepada kepala produksi.

Pabrik Piquette Avenue di Detroit, Michigan. Situs penerapan proses bisnis paling berpengaruh di dunia.

Ford menjelaskan idenya untuk proses baru. Daripada seorang pengrajin menciptakan sebuah produk sendirian, setiap orang diajarkan untuk melakukan salah satu dari 84 pekerjaan sederhana dan berulang. Dengan pendekatan proses baru ini, Ford memangkas waktu produksi Model T turun dari 12,5 jam menjadi 2,5 jam.

Hal ini tidak hanya merupakan kemenangan bagi rekening bank Ford, namun juga merupakan salah satu momen paling revolusioner yang pernah terjadi, tidak hanya dalam sejarah mobil atau manufaktur, namun dalam seluruh sejarah bisnis.

Tiga jenis proses yang dibutuhkan setiap bisnis

Kamu tahu itu proses adalah sekumpulan instruksi logis yang akan dieksekusi dari awal hingga akhir , tapi tahukah Anda bahwa ada tiga jenis proses? Ini adalah:

• Proses manajemen
• Proses operasional
• Proses pendukung

Proses Manajemen

Proses manajemen tidak terlalu berfokus pada pengambilan tugas dari awal hingga akhir, melainkan berfokus pada perencanaan dan memproyeksikan masa depan operasi perusahaan.

Contoh dari proses manajemen adalah seorang CEO yang merencanakan cara terbaik untuk mengatur waktu dan energi tim pemasaran untuk kampanye peluncuran PR. Bagian prosesnya adalah mengalokasikan sumber daya, menentukan kerangka waktu, dan memeriksa apakah sistem sudah ada dan dioptimalkan.

Proses Operasional

Proses operasional berkaitan dengan proses bisnis inti Anda. Jika Anda adalah perusahaan kaos, salah satu proses operasional inti Anda adalah menerima pesanan melalui telepon. Yang lainnya adalah mengirimkan kaos produksi untuk dikirim.

cara mengubah tanda tangan Anda di docusign

Apa pun inti bisnis Anda, harus ada proses yang ketat agar bisnis Anda dapat diperluas dan efisien.

Proses Pendukung

Kejutan yang mengejutkan — proses pendukung mendukung proses manajemen dan operasional. Perusahaan mengandalkan proses ini untuk menopangnya perencanaan Dan sedang mengerjakan bagian dari bisnis. Prosesnya seperti dukungan teknis, orientasi karyawan, atau perekrutan pekerja magang.

Meskipun hal ini bukan merupakan hal yang dilakukan perusahaan untuk menghasilkan uang, hal ini memfasilitasi aliran pendapatan utama dan menjadikan proses manajemen memiliki sesuatu untuk dikelola, dan proses operasional sebisa mungkin bebas dari hambatan.

Anatomi suatu proses

Ketika suatu proses didokumentasikan di atas kertas (atau diharapkan secara digital), proses tersebut dilakukan dalam bentuk dokumen prosedur operasi standar. Meskipun hal-hal tersebut bukanlah hal yang biasa Anda baca dalam penerbangan 18 jam, hal-hal tersebut membuat proses lebih mudah untuk dipahami, didistribusikan, diajarkan, dan dioptimalkan.

SOP dapat berisi:

• Header dengan judul, tanggal, penulis dan ID
• Daftar instruksi langkah demi langkah
• Tim atau individu yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap tugas
• Sumber daya (peralatan, uang, waktu, tim pendukung) yang dibutuhkan pengguna
• Referensi SOP lainnya

Biasanya, perusahaan dan badan pemerintah akan membuat dokumentasi SOP yang rumit. Klik Di Sini untuk contoh dokumen pengenalan serangkaian SOP yang dibuat oleh General Electric untuk karyawan yang bekerja dengan sistem yang dikendalikan UNICORN. Anda akan melihat ada tabel nomor kode dan peruntukan SOP serta penjelasan terminologinya.

Dapatkan kutipan dari SOP sebenarnya untuk pembelian kendaraan Di Sini . Sekali lagi, ini sangat teliti dan menggunakan gaya yang sama yang digunakan banyak bisnis untuk memastikan SOP-nya kedap air.

… Namun terkadang, SOP tidak serumit ini.

Perusahaan yang lebih kecil menulis proses yang efisien sehingga menyelesaikan pekerjaan, dan tidak memerlukan pembuat dan ID SOP, jika proses tersebut ditulis dengan perangkat lunak SOP yang akan membuatnya secara manual. Hal yang sama berlaku untuk bagian referensi, yang kini dilakukan dengan hyperlink. Di bawah ini adalah SOP sederhana yang dibuat oleh Process Street:

Proses pemecahan masalah

Dalam The Checklist Manifesto - sebuah buku yang tidak dapat berhenti kita bicarakan tentang — Atul Gawande berbicara tentang bagaimana dia menerapkan proses keselamatan di rumah sakit Johns Hopkins.

Tampaknya sederhana, dan tidak sekeren ide lain yang mereka miliki, seperti bedah robotik. Namun kenyataannya, ini adalah alat paling efektif yang bisa diterapkan, dan itu hanya selembar kertas.

Berdasarkan survei setelah penerapan daftar periksa tersebut, 78% staf medis di rumah sakit mengatakan mereka melihat daftar periksa tersebut mencegah kesalahan. Dan, bukti utamanya: 93% ahli bedah ingin daftar periksa tersebut digunakan pada mereka jika mereka berada di ruang operasi untuk menjalani operasi.

Inilah prosesnya:

Contoh berikut ini adalah contoh yang lebih nyata dan membawa bencana.

Pada pagi hari di hari terpanas tahun ini — 17 Juli 1865 — dua kereta yang sebagian besar berisi anak-anak bertabrakan di Whitemarsh Township, Pennsylvania, menewaskan sekitar 60 orang dan melukai lebih dari 100 orang.

Lukisan The Great Train Wreck tahun 1856 karya seniman tak dikenal

Penyebab? Wikipedia memilikinya terdaftar sebagai 'kesalahan manusia'.

Kereta menarik lebih banyak gerbong daripada yang bisa mereka tangani, yang berarti pengemudi harus berhenti secara berkala untuk mendapatkan kembali tekanan mesin yang mereka perlukan untuk melanjutkan perjalanan. Dengan perilaku tidak menentu tersebut, kereta tidak sesuai jadwal dan tidak mengkomunikasikan hal tersebut kepada stasiun sekitarnya.

Pengemudi itu berpikir dia bisa mengganti waktu yang hilang dan tetap sesuai jadwal, jadi dia menyalakan mesinnya, mengambil jalur alternatif dan berpikir bahwa dia akan bebas dari kemacetan. Aramingo , kereta lain berangkat dari Wissahickon pada waktu yang hampir bersamaan.

Di tikungan buta, ketel uap kedua kereta bertabrakan dan menyebabkan ledakan terdengar hingga jarak 5 mil. Tiga gerbong yang paling dekat dengan ketel uap hancur berkeping-keping, dan sisanya terbakar dan tergelincir.

rekening tabungan kesehatan fidelity

Menanggapi bencana ini, Kereta Api Pennsylvania Utara menyesuaikan proses mereka. Mereka memutuskan bahwa tidak ada dua kereta yang berjalan dalam dua arah akan berbagi jalur yang sama, dan komunikasi telegram dengan stasiun terdekat diwajibkan.

Menggunakan proses dalam bisnis Anda

Saat ini, bisnis (biasanya) tidak menunggu sampai terjadi kegagalan besar sebelum memikirkan prosesnya. Jika Anda tidak menggunakan proses secara formal, tidak ada kata terlalu dini.

Dapatkan akun Process Street gratis dan mulailah membuat proses, mengatur bisnis Anda, dan membagi tugas. Seperti yang telah kita lihat, proses dapat meningkatkan produktivitas sebesar 24.000%.

Mendapatkan Panduan Lengkap Manajemen Proses Bisnis

Apakah tim Anda melewatkan tenggat waktu karena tanggung jawab yang tidak pasti?

Apakah karyawan baru membutuhkan waktu terlalu lama untuk bergabung dan dilatih?

Perusahaan yang menerapkan proses memiliki tingkat keberhasilan 280% lebih tinggi pada proyek mereka (95%) dibandingkan mereka yang tidak (25%).

Mulailah memangkas biaya dalam waktu kurang dari seminggu dengan mensistematisasikan kerja tim Anda, mengatasi hambatan, dan menghilangkan waktu dan tenaga yang terbuang.

Apa isi buku itu?

• Apa itu Proses? Panduan Tidak Membosankan untuk Orang Biasa
• Bagaimana Proses Melindungi Bisnis Anda dari Kehancuran dan Kehancuran
• Mengapa Normalisasi Penyimpangan Merugikan Perusahaan Anda
• Apa itu Manajemen Proses Bisnis? Pengantar yang Sangat Sederhana
• Analisis Proses Bisnis (Tanpa Menguap yang Mencengangkan)
• Mengapa Anda Harus Repot dengan Pemodelan Proses Bisnis
• Cara Beralih ke Software BPM Saat Anda Hanya Menggunakan Kertas
• Rekayasa Ulang Proses Bisnis: Apa yang Harus Dilakukan jika Bisnis Anda Gagal
• Apakah Pengalihdayaan Proses Bisnis Relevan untuk Bisnis Kecil Anda?